Web担当者が一人の会社の進め方と外注設計

01はじめに｜この記事でわかること

要点：この記事は、社内でWebに関わる仕事をひとりで抱えている方に向けたものです。2000年創業のWeb制作会社ZenWeb Japanが、ひとりWeb担当者の体制でも回っている会社と、止まってしまう会社の違いを、数字と具体例でお伝えします。

Web担当者が一人の会社は、日本の中小企業ではめずらしくありません。総務や広報の方が、本業のかたわらでホームページを見ている体制がほとんどです。

問題は仕事量より構造にあります。決めることも、手を動かすことも、社内の窓口も、全部が一人に集まっています。

この記事でお伝えするのは、次の3つです。

• 「忙しい」の分解。時間の内訳を見ると、減らせる仕事と減らせない仕事がはっきり分かれます。
• 外注設計の線引き。何を手元に残し、何を外に出すか。判断基準はひとつだけです。
• 止まらない仕組み。依頼の型と記録の残し方。担当が代わってもサイトが死なない形を作ります。

まずは、Web担当者の仕事の全体像を短時間で押さえておきましょう。次の動画が参考になります。

02「忙しい」の正体は作業量ではありません

要点：ひとりWeb担当者の負担は、作業の多さではなく、切り替えの多さから生まれます。原稿を書きながら不具合の対応をして、その合間に他部署の依頼を受ける。この往復が時間を溶かします。公開後の運用でやることを並べてみると、その構造が見えます。

作業そのものは、実はそれほど重くありません。お知らせを1本足す、写真を差し替える。慣れれば数十分の仕事です。

重いのは、その前後にあるものです。「これ載せていいのか」「誰に確認するのか」「先月の依頼はどうなったか」。判断と調整が、作業の何倍もの時間を食います。

一人がつらいのは、手が足りないからではありません。頭の切り替えが多すぎるからです。

中小企業庁の2025年版中小企業白書では、デジタル化の取組内容のうち「自社ホームページの作成・更新」の回答割合が最も高くなっています。同じ資料では、DXを進めるうえでの問題点として「推進する人材が足りない」を挙げる企業も多い、と整理されています。やることは最優先なのに、人はいない。ひとりWeb担当者は、その隙間に立っています。

03ひとりWeb担当者の1か月の時間の使い方

要点：兼任のひとりWeb担当者にお聞きすると、Web関連の作業は月30〜40時間ほどです。うち社内の判断がいるものは4割弱。残りは手順さえあれば誰でも同じ結果になる仕事です。保守費用の内訳と重ねると、渡せる範囲が見えます。

合計すると月38時間ほど。週に換算すると1日弱です。これを本業のかたわらで回すのですから、他の仕事が押されるのは当然です。

注目していただきたいのは、上位2つです。原稿づくりと社内調整で、全体の4割を占めています。どちらも外に出しにくい仕事です。

04外注設計は「判断」と「作業」を分けることから

要点：外注設計の基準はひとつだけです。「社内の事情を知らないと決められないか」。知らないと決められない仕事は手元に残し、手順があれば誰でも同じ結果になる仕事は外に出します。自作と外注の判断基準も、突きつめると同じ線引きです。

よくある失敗は、業務の名前で分けてしまうことです。「更新は外注」「文章は社内」。この分け方だと、必ず抜けが出ます。

たとえば同じ「文章」でも、社長のあいさつ文と製品仕様の説明では性質が違います。前者は社内でしか書けません。後者は資料さえ渡せば外でも書けます。

分けるときは、次の5つの手順で進めてください。

Webの仕事を判断と作業に分ける手順

付箋でも表計算ソフトでも構いません。1時間ほどで終わります。

1. Web関連の仕事を全部書き出す。月に1回でも発生するものは、すべて1行にします。ここで漏らすと後で戻ってきます。
2. 1行ずつ「社内の事情がいるか」を書く。いる・いらないの二択です。迷ったら「いる」にしておきます。
3. 「いらない」の行を集める。これが外に出せる候補です。だいたい全体の6割前後になります。
4. 候補の中から、頻度の高いものを3つ選ぶ。まとめて渡すより、多いものから渡すほうが効果を実感できます。
5. その3つの手順書を1枚ずつ作る。渡す相手に読ませる前提で書きます。書けないものは、まだ渡せない仕事です。

5番目でつまずく方が多くいらっしゃいます。手順が書けないのは、自分の頭の中だけで処理していた証拠です。逆に言えば、ここを書けた時点で仕事の半分は片づいています。

05業務別｜社内に残すか、外に出すかの判断結果

要点：実際に線を引いてみると、結果はきれいに割れます。CMSの更新や不具合対応はほぼ全部が外へ。原稿と社内調整はほぼ全部が手元に残ります。判断が割れるのは画像づくりと報告の2つだけです。外注と内製の判断基準とあわせてご覧ください。

CMSの更新や不具合対応を社内で抱える理由は、ほぼありません。判断が割れる2つにも分け方があります。画像は「型が決まっているもの」だけ外へ。報告は「数字を集める作業」を外に出し、「どう読むか」は社内に残します。

06手元に残す3つの仕事

要点：ひとりWeb担当者が握っておくべきは、掲載の可否、優先順位、予算の3つです。この3つを外に渡すと、外注先が動くたびに社内で確認が発生し、かえって時間が増えます。予算の考え方はホームページ制作費の勘定科目の記事も参考になります。

• 掲載してよいかの判断。お客様の名前、価格、実績の数字。出してよい範囲は社内の人しか知りません。ここを外注先に委ねると事故が起きます。
• どれを先にやるかの決定。依頼が5件あるとき、順番を決められるのは社内の事情を知る人だけです。外注先は「全部やります」としか言えません。
• お金の枠の管理。年間いくらまで使えるか、どの費目から出るか。これを握っていないと、見積りが出るたびに止まります。

逆に言えば、この3つ以外はほとんど渡せます。デザインの良し悪しも、技術的な選択も、外の判断でかまいません。

3つを決めたら、答えを1枚にまとめておいてください。掲載可否のルール、優先順位のつけ方、今年度の予算枠。この1枚で、確認の往復が減ります。

07外に出してよい仕事と、渡すときの注意点

要点：更新作業、CMSと通信環境のメンテナンス、不具合の調査、決まった型の画像づくり。この4つは制作会社に渡せます。渡すときは完成形ではなく、判断できる材料を添えてください。ワイヤーフレームの作り方を知っておくと、伝え方の精度が上がります。

渡すときに一番よくある失敗は、指示が細かすぎることです。「この文字を14ピクセルに」と書くより、「スマホで読みにくいと言われた」と伝えるほうが、良い答えが返ってきます。

もうひとつは、まとめすぎです。3か月分の依頼を一度に渡すと、優先順位がわからず、結局全部が遅れます。

依頼の粒度は、次を目安にしてください。

• 目的を1行。何のための変更かを書きます。「採用ページを見た方に応募してほしい」で十分です。
• 現状の困りごとを1〜2行。解決策ではなく、起きている事実を書きます。
• 期限と優先度。「今月中・優先度中」のように、二語で構いません。

なお、ZenWeb JapanはWeb制作とシステム開発が専門です。広告運用やSNSの投稿代行は守備範囲ではありませんので、その分野は別の専門会社にご相談ください。

08依頼の出し方別｜差し戻し率と着手までの日数

要点：同じ内容の依頼でも、渡し方で結果が変わります。口頭だけの依頼は約半分が差し戻しになり、決まった書式を使うと1割強まで下がります。着手までの日数も4分の1になります。依頼する前に準備すべきことが、そのまま効いてきます。

差が生まれる理由は単純です。書式には、こちらが確認したい項目があらかじめ並んでいます。口頭だと、その項目が抜けたまま話が終わります。

共有シートがさらに速いのは、順番が見えるからです。5件並んでいれば、上から手をつけられます。優先度の確認メールが不要になります。

09窓口とリズムを1つに決める

要点：ひとりWeb担当者を守るのは、窓口の一本化と月次のリズムです。依頼はすべて1か所で受け、外注先とのやり取りは月に1回まとめる。この2つだけで、割り込みが目に見えて減ります。制作の流れを社内に共有しておくと、さらに効果的です。

社内の依頼は、あらゆる経路から来ます。廊下での立ち話、チャット、メール、会議の最後の一言。全部受けていると、記憶だけで管理することになります。

受け口を1つに決めてください。共有シートでも、チャットの1チャンネルでも構いません。大事なのは「ここ以外では受けません」と社内に伝えることです。

外注先とのやり取りにも、リズムを作ります。

• 依頼は週1回まとめて送る。思いついた順に送ると、こちらも相手も優先順位を見失います。
• 打ち合わせは月1回・30分。先月やったことと今月やることだけ。長い会議は要りません。
• 緊急の連絡経路は別に決める。サイトが落ちたときだけ使う番号やチャットを、最初に握っておきます。

この形にすると、Webの仕事が「毎日ちょっとずつ」から「週に1回まとめて」に変わります。切り替えが減るぶん、体感の負担は大きく下がります。

10引き継げる状態を作っておく

要点：ひとりWeb担当者の最大のリスクは、忙しさではなく交代です。契約情報、管理画面の入り口、外注先の連絡先。この3つが共有されていないと、担当が代わった瞬間にサイトは触れなくなります。保守費用の内訳も残してください。

実際に多いのが、退職や異動のときです。引き継ぎ資料はあっても、書いてあるのは更新の手順だけ。契約まわりが抜けています。

最低限、次の情報を1つのファイルにまとめて、上司と共有しておいてください。

• ドメインの契約先と更新月。更新を忘れるとサイトが消えます。年に1回しか出番がないぶん、忘れられやすい情報です。
• サーバーの契約先と支払い方法。個人のクレジットカードで払っていた、という事例が本当にあります。
• 管理画面のURLと権限の一覧。誰がどの権限を持っているかまで書きます。
• 外注先の担当者名と連絡先。会社名だけでは足りません。窓口の方の名前まで残します。
• 解析ツールなどの管理者アカウント。個人アカウントで作っていないか、この機会に確認してください。

この作業は1時間ほどで終わります。

11担当者交代時｜記録の有無別・更新が止まった日数

要点：担当が代わったあと、サイトの更新が止まる期間には大きな差があります。記録が何もない会社では2か月以上。メンテナンス契約と記録の両方がある会社では2日で復帰しています。サイト診断のやり方を年に一度回しておくと、記録も自然に残ります。

記録なしの63日は、大げさな数字ではありません。管理画面に入れず、契約先もわからず、まず調べるところから始まるためです。

記録を残す作業は1時間。残さなかった場合の代償は、2か月分の空白です。

メンテナンス契約があると2日で戻るのは、外に「もう一つの記憶」があるからです。ひとりWeb担当者の会社ほど、外部との継続的な関係が効きます。

12ひとり体制の会社が見るべき外注先の条件

要点：ひとりWeb担当者にとって大事なのは、デザインの上手さより「聞かなくても進むか」です。窓口が固定されているか、小さな依頼を受けてくれるか、記録を残してくれるか。制作会社の選び方の中でも、この3つは特に重く見てください。

制作会社を選ぶとき、多くの方が実績とデザインを比べます。それも大事ですが、ひとり体制では優先順位が変わります。

• 窓口が固定されているか。毎回違う人が出てくると、こちらが毎回説明することになります。ひとり体制には一番きつい形です。
• 小さな依頼を嫌がらないか。「文字を1行直す」を受けてもらえるかどうか。大きな案件しか受けない会社だと、日々の運用が止まります。
• 作業の記録を残してくれるか。いつ何をしたかが残っていれば、それがそのまま引き継ぎ資料になります。

見積りを見るときも、金額の大小より内訳を見てください。何にいくらかかっているかがわからない見積りは、後で必ずもめます。見積書の見方を押さえておくと、比較が楽になります。

ZenWeb Japanは2000年創業で、ホームページ制作とWebシステム開発を手がけています。ひとり体制のお客様には、窓口を固定した形をご提案しています。

13ひとり体制でやりがちな5つの失敗

要点：よくある失敗は5つに集まります。全部やろうとする、依頼を口頭で受ける、記録を後回しにする、外注先を安さだけで決める、そして相談する相手を作らない。どれも悪気なく起きます。依頼前の準備を先に整えておけば、大半は防げます。

• 全部を自分でやろうとする。頼まれたことを断らないうちに、Web以外の雑務まで集まります。受ける範囲を先に決めてください。
• 依頼を廊下で受けてしまう。その場では覚えていても、翌日には消えています。「シートに書いてください」と返すだけで防げます。
• 記録を「落ち着いたら」にする。落ち着く日は来ません。月に30分だけ予定に入れておくのが現実的です。
• 外注先を金額だけで選ぶ。安い代わりに窓口が毎回変わる会社だと、説明の時間で差額が消えます。制作費用の相場を知ったうえで比べてください。
• 社内に相談相手を作らない。Webの話が通じる人が一人もいないと、判断が全部止まります。上司に月1回だけ数字を見せる習慣をつけてください。

5つ目は見落とされがちですが、実は効きます。数字を共有していると、予算の相談も通りやすくなります。

14まとめ｜一人でも回る形は作れます

要点：ひとりWeb担当者に必要なのは、増員でも根性でもありません。判断と作業を分け、渡し方を書式で決め、記録を残す。この3つで、体制はそのままでも回りはじめます。まずは運用でやることの洗い出しから始めてください。

最後に、3行でまとめます。

• 線を引く。社内の事情がいる仕事だけ残します。だいたい4割です。
• 書式で渡す。口頭をやめて書式にするだけで、差し戻しが48%から12%に下がります。
• 記録を残す。1時間の作業が、交代時の2か月を守ります。

Web担当者が一人という体制そのものは、悪いことではありません。決定が速く、社内の事情もよくわかっています。足りないのは人手ではなく、外に出す設計です。

ZenWeb Japanは2000年創業のWeb制作会社です。ひとり体制の会社さまとは、まず時間の内訳を一緒に書き出すところから始めています。

15よくある質問

要点：どこから外注すべきか、予算が少ないときはどうするか、専門知識がなくても務まるか。よくいただく5つの質問にお答えします。個別のご事情は保守のご相談窓口からお気軽にお声がけください。

1. 最初に外注すべき業務はどれですか

CMSとプラグインの更新です。手順が決まっていて、社内の事情がまったく要らず、放置するとセキュリティの問題に直結します。月額のメンテナンス契約に含まれることが多く、追加費用も出にくい部分です。

2. 予算がほとんどない場合はどうすればよいですか

お金より先に、依頼の書式と記録から始めてください。どちらも費用はかかりません。差し戻しが減るだけで、月に数時間は戻ってきます。そのうえで更新作業だけを月額で頼む形が現実的です。

3. Webの専門知識がなくても担当は務まりますか

務まります。必要なのは技術の知識ではなく、掲載可否の判断と優先順位づけです。どちらも社内の事情を知る方にしかできません。技術的な部分は外注先に聞けば済みます。

4. 兼任のまま続けるべきか、専任を採用すべきか

更新の頻度で判断してください。月に数回の更新なら、兼任と外注の組み合わせで足ります。毎週コンテンツを出し、複数のサイトを持つ段階になると、専任を置いたほうが結果的に安くつきます。

5. 外注先が1社だけで大丈夫でしょうか

制作とメンテナンスを1社にまとめるのは、ひとり体制ではむしろ合理的です。窓口が増えるほど説明の手間が増えます。ただし契約情報とアカウントだけは、自社で管理してください。