業務システムの導入事例｜中小企業の効率化

01はじめに｜この記事でわかること

要点： 他社の業務システム導入事例を見ながら「うちでも同じように効率化できるのか」を考えている方に向けた記事です。事例の読み方、公的データで見る現在地、導入前に決めておくことを順にご説明します。

「勤怠の集計が月20時間から2時間になりました」。導入事例のページには、こうした数字が並びます。読んでいるときは納得できるのに、自社に当てはめようとすると急に手が止まる。よく伺うお話です。

理由ははっきりしています。事例に書かれているのは「入れたシステム」で、書かれていないのが「やめた作業」だからです。効率化は、システムが動いたから起きるわけではありません。誰かがやっていた作業が実際に消えたから起きます。ホームページ制作とWebシステム開発を手がけるZenWeb Japanでも、要件の打ち合わせは「今どの作業に何時間かかっているか」から始めます。

この記事では、中小企業庁と総務省の公開データを並べ、導入事例の中身を分解します。Webシステム開発を検討する前に、自社の現在地を確かめておきましょう。事例の読み方はホームページ制作の成功事例に共通する点もあわせてご覧ください。まずは中小企業のDX導入の実情を扱った動画からどうぞ。

02導入事例が、そのままでは自社に当てはまらない理由

要点： 導入事例が比べにくいのは、前提が省かれているからです。従業員数、もとの作業時間、同時に変えた業務ルール。この3つがない事例は、良し悪しではなく「自社に当てはめられない事例」と考えるのが安全です。

「作業時間90％削減」。この一文では判断できません。もとが月20時間なら18時間の節約ですが、月2時間なら1.8時間です。前者は人を採らずに済むかどうかの話、後者は昼休みが少し伸びる話です。

従業員規模も結果を左右します。5人の会社で1人分の作業が消えれば全体の2割ですが、100人の会社では1％です。事例を読むときは、次の3点を先に探してください。

• 従業員数と対象部門の人数。全社の話なのか経理2人の話なのかで、投資に見合うかどうかが変わります。
• もとの作業時間と件数。「月20時間」のような実数があれば、自社の数字と並べて比べられます。
• 同時に変えた業務ルール。多くの事例は承認の順番や締め日も変えています。効果の何割がどちらのおかげかは、たいてい書かれていません。

3つ目が特に大切です。紙の申請を画面に置き換えただけでは、入力する人が変わるだけで総作業時間は動きません。Excel業務をWebシステム化すべきサインが出ている会社ほど、システムより先に業務の順番を直すほうが効果は出ます。決め方は要件定義の進め方にまとめました。

03【データ①】中小企業のデジタル化は、いまどの段階にあるか

要点： 中小企業庁の2025年版中小企業白書では、2024年調査でデジタル化の段階2（デジタルツールへの移行中）が52.3％と半数を超えました。段階4（ビジネスモデルの変革）は3.2％です。世に出ている導入事例の多くは、段階2から段階3への話だと考えてよさそうです。

現在地がわかると、読むべき事例が絞れます。中小企業庁「2025年版中小企業白書」の第5節（デジタル化・DX）は、取組状況を4段階に分けて集計しています。

数字だけ見ると、未着手が30.8％から12.5％へ一気に減ったように読めます。ただ白書自身が「両年ともサンプル調査で母集団が異なるため、回答割合を一概には比較できない」と断っています。

読み取れるのは、段階2と段階3で全体の8割を占めるという事実のほうです。多くの会社が、道具は入れたけれど効果を測るところまでは行っていない位置にいます。同じ白書では、設備投資に占めるソフトウェア投資の比率も、大企業12.9％に対して中小企業7.3％と開いたままです。

段階2と段階3で全体の8割。導入事例の大半は「特別な会社の話」ではなく、いま自社が立っている場所の少し先の話です。

04中小企業でよくある導入事例5パターン

要点： 中小企業の業務システム導入は、受発注・在庫、顧客と案件の管理、勤怠とシフト、帳票と請求、予約の5つに分かれます。どれも「転記をやめる」「探す時間を減らす」点は共通です。自社がどれに近いかで、読む事例を選べます。

業種が違っても、困っている中身は似ています。よくある5つを並べます。

業種ごとの具体像は個別の記事にあります。配車や倉庫は物流システム開発の事例、記録の扱いに配慮が要る分野は医療・介護のシステム開発、予約まわりは予約システムの導入方法をご覧ください。

05【データ②】どの業務からシステム化が進んでいるか

要点： 総務省の令和6年通信利用動向調査では、クラウドサービスを使う企業が8割を超え、効果があったと答えた企業は88.2％でした。使い道はファイル保管・データ共有が71.0％で最も多く、業務より「共有」から入る会社が目立ちます。

どの業務から手をつけるか迷ったら、すでに進んでいる順番が参考になります。総務省「令和6年通信利用動向調査」（2025年5月30日公表）の結果を見てみましょう。

一つ注意があります。この企業調査の対象は常用雇用者100人以上の企業です。従業員20人の会社が自社の姿として読むと、実態より進んで見えます。中小企業には「少し先を行く会社がどの順番で進んだか」の資料と考えるのが適切です。

その前提で見ると、順番には意味があります。まず共有の土台を作り、そのあとで業務に入る。同じ調査では、給与・財務会計・人事とスケジュール共有が前年から増えて5割を超えました。IoTやAIの導入は18.4％、予定を含めても29.7％です。

順番を飛ばすと戻されます。ファイルの置き場所が人によって違う会社に基幹システムを入れても、その外側でExcelが動き続けるからです。小規模から始めるDXの進め方のとおり、土台が先です。

06【データ③】補助金ありきの計画が危ない理由

要点： IT導入補助金2025の通常枠は、8回の締切合計で申請23,672件に対し交付決定8,936件、37.7％でした。3社に2社は通っていません。補助金が下りる前提で予算を組むと、落ちた時点で計画が止まります。

導入事例には「補助金を使いました」という一文がよく出てきます。ただ、そこに至る分母は書かれません。IT導入補助金2025の事務局が公表している申請数と交付決定数を、締切回ごとに並べてみます。

インボイス枠（インボイス対応類型）は8回合計で申請56,029件、交付決定25,900件、割合は46.2％でした。通常枠より高いものの、半数には届きません。

推移を見ると1次締切の50.7％が最も高く、3次の30.4％まで下がったあとは35〜38％で落ち着いています。早い回ほど通りやすかったとは言えますが、回ごとに予算枠も競争率も違うため、次年度も同じとは限りません。

実務では、補助金は「通ればありがたいもの」として扱うのが安全です。まず補助金なしで回る規模を決め、そのうえで申請する。逆にすると、落ちた瞬間に何も残りません。金額の目安はシステム開発の費用相場と見積もりの見方をご確認ください。補助金を使う場合は検収や契約の条件も絡むので、契約書に入れておきたい条項の考え方も参考になります。

07【データ④】人手不足は、どの職種で起きているか

要点： 2025年版中小企業白書によると、人材が不足している職種は中規模企業で現業職85.7％、事務職25.0％です。不足の中心は現場にあります。事務作業だけを効率化しても、人手不足そのものは埋まりにくいということです。

「人手不足だから業務システムを入れる」という説明は自然に聞こえます。ただ、足りないのがどの職種かを見ると話は変わります。

事務職の不足は2割前後にとどまります。経理の作業をいくら速くしても、現場の欠員は埋まりません。ここを取り違えると「入れたのに人手不足感が変わらない」という結果になります。

では業務システムに意味がないのかというと、違います。効果につながるのは、現場の人が事務に取られている時間を現場に戻すことです。職人が夕方に日報を書く30分、ドライバーが伝票を戻しに営業所へ寄る往復、店長が締め作業でレジ前に立てない1時間。ここが減ると現業職の実働が増えます。

減らすべきは事務職の作業ではなく、現業職が事務に取られている時間。この置き換えができるかどうかで、導入の成否が分かれます。

だから画面設計は現場側から考えます。スマホで3タップで終わる入力なのか、事務所のパソコンでしか使えないのか。この違いで、使われるかどうかが決まります。現場で使う前提のシステム開発でも、この点を最初に詰めます。

08導入事例に書かれていない、入れる前の3つの作業

要点： 成果が出た会社は、発注の前に3つを済ませています。今の作業時間を測ること、業務の順番を決め直すこと、やめる作業を先に決めることです。どれも社内だけでできて、費用もかかりません。

導入事例は、たいてい「課題があった」の次が「導入した」になります。その間に本当は数週間あります。

1. 今の作業時間を測る。対象の作業を2週間記録します。誰が何に何分かけているか。日報に一行足すだけで足ります。これがないと効果を語れません。
2. 業務の順番を決め直す。承認が3段階必要なのは本当か、締め日が月末の理由は何か。載せる前に直さないと、非効率な流れが固定されます。
3. やめる作業を先に決める。「二重チェックをやめる」「紙の控えを保管しない」と先に決めます。決めずに導入すると、作業が上に積まれるだけです。

3つ目でつまずく会社がいちばん多いところです。システムが動いても、念のため紙も残す。結果として作業は増えます。やめる判断は経営側の仕事です。

ここまで整理できていれば、依頼先とのやり取りも短くなります。型はRFPの書き方に、判断材料は要件定義の考え方にまとめました。今の状態を確かめたい方はExcel業務の限界サインからどうぞ。

09パッケージ・SaaS・自社開発の選び分け

要点： 業務が一般的ならSaaSやパッケージ、独自の手順が売上に直結しているなら自社開発が向いています。基準は費用よりも「自社の手順を変えられるかどうか」です。変えられるなら既製品、変えられないなら開発です。

導入事例を読むと、似た会社が違う選択をしています。差はたいてい業務の独自性にあります。

「安いから既製品」という選び方は、あとで戻ってきます。月額が安くても、手順に合わず運用が二重になれば人件費が増えるからです。逆に業界共通の業務をわざわざ作るのも無駄です。

社内で作るか外に依頼するかはシステム開発の外注と内製の判断基準で整理しています。開発を選ぶ場合、費用を抑える手として海外の開発チームを使う方法もあります。仕組みはオフショア開発とは何かで解説しました。ZenWeb Japanもベトナムでの開発体制を持っています。料金は規模や機能で変わるため、お見積りでご案内しています。

10導入事例を読むときの確認6項目

要点： 事例ページを見るときは、規模・もとの数字・期間・費用の扱い・運用に乗るまでの経緯・メンテナンス体制の6つを確認します。書かれていない項目は、商談の場で質問すればたいてい教えてもらえます。

確認する順に並べます。

• 会社の規模と対象部門の人数。桁が違う事例は比較に使えません。
• もとの数字が実数で書かれているか。倍率だけの表記は分母がわからず評価できません。
• 効果が出るまでの期間。翌月の数字か1年後の数字かで意味が変わります。
• 費用が何に対する金額か。初期費用だけか、月額やメンテナンスを含むか。見積もりの内訳の見方が参考になります。
• 運用に乗るまでの経緯。誰が旗を振ったか。書かれた事例は信頼できます。
• 公開後のメンテナンス体制。不具合対応と改修の窓口が決まっているか。契約書の必須条項と同じ考え方で確認します。

Web制作の事例でも見る点は同じです。数値の読み方はリニューアル事例を数値で見る記事にまとめました。

11自社の効果を、数値で語れるようにする手順

要点： 導入前に3つの数字を記録しておけば、1年後には自社の事例として語れるようになります。対象作業の月間時間、処理件数、ミスや差し戻しの件数です。取り方は難しくありません。

いつか自社が事例として紹介される側になるかもしれません。そのとき困るのは、比べるもとの数字が残っていないことです。導入前に次の順で押さえます。

1. 対象作業の月間時間を記録する。担当者に2週間だけ実測してもらい月換算します。
2. 処理件数を数える。受注件数、請求書の枚数、勤怠の修正件数など。時間だけだと繁閑の差を説明できません。
3. ミスと差し戻しの件数を数える。効率化の効果は、速さより「やり直しが減ること」に出る場合もあります。
4. 1か月後ではなく3か月後に比べる。直後は慣れの問題で悪化することもあり、判断を誤ります。

4つが揃うと、次の投資判断も社内で通ります。業務システムの開発をご相談いただく際も、この記録があると初回の打ち合わせから話が進みます。同じ考え方はサイト側にも当てはまり、リニューアル前後の数値管理でも触れました。

12まとめ｜事例は「やめた作業」から読む

要点： 業務システムの導入事例は、規模・もとの数字・やめた作業の3点から読みます。中小企業の多くは段階2〜3にいて、補助金の交付決定は通常枠で37.7％でした。無理のない規模から始め、導入前に数字を記録しましょう。

事例の数字は、分解すると別の顔を見せます。誰の作業が消えたのか、何人の会社の話か、そこに至るまでに何を決めたのか。この3つが見えると、他社の話が自社の判断材料に変わります。

公的データが示すのは、多くの中小企業が段階2から段階3へ移る途中にいることです。派手な変革事例より、同じ段階の会社が地味にやめた作業のほうが参考になります。読み方という点ではホームページ制作の成功事例にも共通点があります。

費用を抑えたいときはオフショア開発という選択肢もあります。まずは今の作業を測ることから始めてみてください。ご相談はWebシステム開発のページからどうぞ。

13よくある質問

1. 業務システムの導入事例は、どこまで信じてよいのでしょうか

数字そのものは事実であることが多いのですが、前提が省かれているため、そのまま自社には当てはめられません。従業員数、もとの作業時間、同時に変えた業務ルールの3点を確認してください。書かれていなければ、商談の場で伺えば教えてもらえます。

2. 何人くらいの規模から業務システムを入れる意味がありますか

人数より、同じ作業が繰り返し発生しているかで判断します。5人の会社でも毎日30分の転記があれば年間100時間を超えます。逆に50人いても、作業がその都度違うなら効果は出にくくなります。

3. 導入して効果が出るまで、どのくらいかかりますか

作業時間の変化は運用開始から2〜3か月で見えてきます。最初の1か月は慣れの問題で遅くなることもあるため、判断は3か月後が目安です。売上への影響は半年から1年ほど先です。

4. IT導入補助金を前提に計画してもよいですか

おすすめしません。IT導入補助金2025の通常枠は、8回の締切合計で交付決定が37.7％でした。補助金なしでも成立する規模を先に決め、申請は上乗せとして扱うのが安全です。

5. 費用はどのくらいかかりますか

機能の数、対象人数、既存システムとの連携の有無で大きく変わります。ZenWeb Japanでも一律の金額はご提示しておらず、要件を伺ったうえでお見積りでご案内しています。相場の考え方はシステム開発の費用相場にまとめました。