業務システムのクラウド化｜費用とメリット

01はじめに｜この記事でわかること

要点：この記事は、社内に置いた業務システムをクラウドへ移すか迷っている経営者・情報システム担当の方に向けた実務ガイドです。移行の3つの型、費用の内訳と5年間の総額、進め方の手順、向かない場面までを一度に確認できます。

「サーバーのメンテナンスが終わると言われました」。「担当していた社員が辞めて、中身がわかる人がいません」。クラウド化のご相談は、たいていこの2つのどちらかから始まります。

困ってはいるけれど、まだ動いている。だから判断が先送りになり、決断のきっかけを外から与えられることになります。この記事では、2000年創業のWeb制作・システム開発会社ZenWeb Japanが、Webシステム開発の現場で使っている判断の順番をお伝えします。

まずは全体像をつかめる解説動画をご紹介します。

02業務システムのクラウド化とは｜置き場所と払い方が変わる

要点：業務システムのクラウド化とは、社内に置いていたサーバーをやめて、事業者の設備を借りて動かすことです。機器を買う必要がなくなり、支払いは月額に変わります。同時に、社内でやっていたメンテナンスの一部を事業者が引き受けます。

いちばん近いたとえは、社用車と car sharing の違いです。買えば資産になりますが、車検も修理も自分持ちになります。借りれば毎月お金は出ていくものの、整備は事業者側の仕事です。クラウド化も同じ構造で、次の3つが変わります。

• 置き場所。社内のサーバー室から、事業者のデータセンターへ移ります。停電や空調の心配がなくなります。
• 払い方。数百万円をまとめて払う形から、毎月の利用料へ変わります。使った分だけ増減します。
• 担当の範囲。機器の故障対応やOSの更新の一部を、事業者が引き受けます。社内に残る作業も必ずあります。

クラウドの利用そのものは、もう特別なことではありません。総務省の令和7年版 情報通信白書によると、2024年時点で80.6%の企業が何らかのクラウドサービスを使っています。判断すべきなのは「使うかどうか」ではなく、「自社の業務システムをどこまで載せ替えるか」です。Excelでの管理から一歩進める段階なら、Excel業務をWebシステム化すべきサインもあわせてご覧ください。

03クラウド化の3つの型｜移す・作り替える・乗り換える

要点：クラウド化には、そのまま移す・作り替える・SaaSに乗り換えるの3つの型があります。費用も期間も大きく違うため、最初にどの型を狙うかを決めます。迷ったときは、いちばん安く早い「そのまま移す」から検討してください。

同じ「クラウド化」という言葉でも、社内で想像しているものがそろっていないことがよくあります。次の3つに分けて話すと、打ち合わせが早く進みます。

• そのまま移す。いまの仕組みを変えず、動かす場所だけ借りたサーバーに移します。期間は短く、費用も抑えられます。ただし、使いにくさはそのまま残ります。
• 作り替える。クラウドで動く前提でWebシステムとして組み直します。どこからでも使えるようになり、機能も見直せます。費用と期間はいちばんかかります。
• SaaSに乗り換える。自社のシステムをやめて、月額で使える既製のサービスに移ります。安く早い一方、自社独自のやり方は捨てることになります。

3つ目を選べるかどうかは、業務が一般的かどうかで決まります。会計や勤怠のように標準化しやすい業務ほど、既製品で足ります。判断の分かれ目はSaaSと自社開発の比較で詳しく整理しました。開発の手法から選び直したい場合は、ノーコード・ローコード・スクラッチの違いも参考になります。

04移行費用の内訳｜いちばんお金がかかるのはどこか

要点：移行費用の3割前後を占めるのは、サーバーの構築ではなくアプリの改修です。ZenWebの見積り集計では、中小企業の業務システム1本あたり160〜660万円が目安でした。古い言語や独自機能が多いほど、この改修部分が膨らみます。

「サーバーを借りるだけ」と考えていると、見積りを見て驚くことになります。実際にお金が動くのは、次の内訳です。

金額の幅がいちばん大きいのはアプリの改修です。ここは「サーバーの性能」ではなく「中身の作り」で決まります。見積りを比べるときは、合計額ではなく改修の欄を見てください。数字の根拠はシステム開発の見積もりの見方で解説しています。

05型別の費用と期間｜どれを選ぶと何が変わるか

要点：そのまま移す型は200〜400万円で2〜4か月、作り替える型は400〜900万円で4〜9か月が目安です。SaaSへの乗り換えは初期費用こそ小さいものの、業務のやり方を合わせる手間が別に発生します。

3つの型は、費用だけでなく「終わったあとに何が良くなるか」が違います。横棒の長さが費用の大きさです。

よくある失敗は、「そのまま移す」つもりで進めながら、途中で機能追加の要望が出てくることです。費用は「作り替える」に近づくのに、設計は移すだけのまま。途中で型を変えるなら、いったん止めて設計からやり直すほうが安く済みます。在庫や受注のように現場の要望が集まりやすい領域は、在庫管理システムの開発｜費用と機能の考え方もあわせてご確認ください。

06クラウド化のメリット｜現場で実際に変わること

要点：クラウド化でいちばん効くのは、まとまった出費が消えることです。5年ごとの数百万円が月額に変わり、資金の見通しが立てやすくなります。あわせて、外出先からの利用や他システムとの連携もしやすくなります。

「安くなりますか」と聞かれると、正直なところ「場合によります」とお答えしています。それでも導入した会社が口をそろえて挙げるのは、次の4点です。

• 数百万円の山がなくなる。サーバーの更新時期に合わせて資金を用意する必要がなくなります。予算の会話が楽になります。
• 災害と故障の心配が減る。社内の1台に依存しなくなり、停電や水漏れでも業務が止まりにくくなります。
• 社外から使える。作り替える型を選べば、営業先や自宅からも同じ画面を開けます。
• 他のサービスとつなげやすい。会計ソフトやECとの連携が組みやすくなります。仕組みはAPI連携とは？システム同士をつなぐ仕組みで解説しました。

逆に、期待しないほうがよいものもあります。処理の速さは、必ずしも上がりません。社内のサーバーは目の前にあるぶん通信が速く、移した直後は「前より遅い」と感じる場面もあります。

075年間の総額｜どこで逆転するのか

要点：クラウド化は最初の2年ほど安く、3年目前後で総額が逆転します。以降はクラウドのほうが高くなるのが普通です。それでも選ばれるのは、支払いが読めることと、機器の管理から解放されることに価値があるからです。

次の試算は、社内サーバー1台で動く業務システムを想定したものです。実際の金額は構成で変わりますが、「どこで前後が入れ替わるか」の感覚はつかめます。

この表を見て「では移さないほうが得だ」と結論を出すのは早すぎます。オンプレミスの側には、6年目にもう一度480万円の更新が控えています。比べるべきは5年間の総額ではなく、次の更新をもう一度引き受けるかどうかです。メンテナンス費の内訳はシステム保守・運用費用の相場と契約の中身で整理しています。

08デメリット｜かえって高くつく3つのパターン

要点：クラウド化で損をするのは、性能を落とさず丸ごと移した場合、通信量が多い業務を移した場合、そして誰も使用量を見ていない場合の3つです。いずれも移行前の設計で避けられます。

月額が想定の2倍になってご相談をいただくことがあります。原因はほぼ次の3つです。

• いまの性能をそのまま再現した。社内サーバーは余裕を持たせて買うため、同じ性能を借りると割高になります。実際の使用率を測ってから決めてください。
• データの出入りが多い業務を移した。大量の画像やファイルをやり取りする業務は、通信量に応じた料金が積み上がります。
• 使っていないものが動き続けている。検証用に作ったサーバーが止まっていない例は本当によくあります。月末に請求書を見る担当者を決めてください。

もうひとつ見落としがちなのが、社内に残る作業です。利用者の追加や権限の設定は、これまでどおり自社で行います。老朽化した仕組みを丸ごと入れ替える判断とあわせて考えるなら、基幹システムの刷新｜老朽化と2025年の崖対策とシステムリプレイスの費用と進め方もご覧ください。

09移行の進め方｜6つのステップ

要点：クラウド移行は、現状の棚卸しから始めて、対象を絞り、試しに1本動かしてから本番に切り替えます。全部を一度に移そうとすると、テストが終わらず期限に追われることになります。

順番を守るだけで、事故はかなり減ります。実際の進め方は次のとおりです。

1. いまあるものを書き出す。サーバーの台数、動いているシステム、使っている人数、メンテナンスの期限を1枚にまとめます。
2. 移す対象を決める。全部ではなく、期限が近いものや止まると困るものから選びます。
3. 型を選ぶ。そのまま移すのか、作り替えるのか。ここで予算の桁が決まります。画面から見直す場合はワイヤーフレームとは？作り方と制作の流れが役立ちます。
4. 移行先で1本だけ動かす。本番と同じデータを入れて、業務が回るかを確かめます。
5. 並行運用する。2〜4週間は元のシステムも残し、数字が一致することを確認します。
6. 切り替えて、元を止める。止めた日からメンテナンス費が浮きます。ここまでやりきってください。

2番目を飛ばして全部を対象にすると、テスト工程で必ず苦しくなります。何を作るかの整理は要件定義とは？失敗しない進め方、確認の進め方はシステム開発のテスト工程にまとめました。

10稼働後1年の推移｜月額は放っておくと下がらない

要点：クラウドの月額は、見直した会社だけ下がります。ZenWebが支援した案件では、稼働直後14.2万円だった月額が、使わない構成を削る作業を経て12か月目に9.1万円になりました。何もしなければ、そのままの金額が続きます。

移行して終わりにすると、初期設定のまま1年が過ぎます。実際にはこう動きます。

下がり幅が大きいのは6か月目です。使っていないサーバーを止め、性能を実際の使用量に合わせた月にあたります。移行の契約に、稼働3か月後と6か月後の見直しを含めておくと、この効果を取りこぼしません。

11失敗しやすいポイント｜移行前に決めておくこと

要点：移行でもめる原因の多くは、技術ではなく取り決めの不足です。止められる時間、戻す判断の基準、社内で残る作業の担当。この3つを契約前に決めておけば、切替の週末に慌てずに済みます。

現場でよく起きるのは、次の4つです。

• 止められる時間を確認していない。「土日なら大丈夫」と思っていたら、月末処理が動いていた。切替日は業務カレンダーと突き合わせて決めてください。
• 戻す条件を決めていない。うまくいかなかったとき、何時までに判断して元に戻すのか。ここを決めていないと、深夜まで作業が続きます。
• 古い機器につながる仕組みを忘れている。社内のプリンタや測定機器と直接つながっている場合、クラウドからは届きません。
• データの持ち出し方を確認していない。将来ほかへ移すとき、自社のデータをどの形式で取り出せるか。契約時に確認しておいてください。

4つ目は軽く見られがちですが、次の乗り換えの費用を左右します。取り出せる形式が限られていると、それだけで移行費が跳ね上がります。

12セキュリティ｜どこまでが事業者の責任か

要点：クラウドにすると安全になる、わけではありません。建物や機器の管理は事業者が担い、利用者の権限やデータの中身は自社の責任として残ります。この分かれ目を契約書で確認することが、いちばん重要な作業です。

「事業者に任せたので大丈夫です」というお答えを何度も聞いてきました。実際に分かれているのは、次のとおりです。

個人データを預ける場合は、委託にあたるかどうかで必要な手続きが変わります。個人情報保護委員会が示す個人情報保護法のガイドラインを確認し、契約条項と社内の規程を合わせて整理しておくと安心です。技術面の基本はWebシステムのセキュリティ対策にまとめました。

13クラウド化が向かない業務システムもある

要点：工場の機械と直接つながる仕組み、大量のデータを常時やり取りする業務、2年以内に廃止が決まっているシステムは、クラウド化に向きません。移す価値が出る前に、役目が終わってしまいます。

次のどれかに当てはまる場合は、いったん立ち止まってください。

• 現場の機械と直接つながっている。製造ラインや検査機器との通信は、遅れが許されない場合があります。社内に置いたままのほうが安全です。
• 常時、大量のデータが行き来する。通信量で課金される部分が積み上がり、想定より高くつきます。
• 2年以内にやめる予定がある。移行費を回収する前に役目が終わります。廃止まで社内で持つほうが安く済みます。
• 使う人が数人しかいない。手作業や表計算で足りているなら、まず業務の整理が先です。判断材料はシステム開発の外注と内製の判断基準にまとめました。

手作業の自動化だけが目的なら、システムを移さずに済む方法もあります。使い分けはRPAとシステム開発の違いをご確認ください。

14相談前に整理しておきたい5項目

要点：相談の前に、サーバーのメンテナンス期限、動いているシステムの本数、利用人数、止められる時間、担当者の5つを書き出してください。この5つがそろえば、初回の打ち合わせで型と概算までお伝えできます。

資料を作る必要はありません。メモ書きで十分です。

• サーバーのメンテナンス期限。いつまで使えるのか。ここが判断の起点になります。
• 動いているシステムの本数。1本なのか、5本なのかで進め方が変わります。
• 使っている人数と場所。社内だけか、外出先からも使いたいか。型の選択に直結します。
• 止められる時間。「土日なら8時間」のように、具体的な時間で書いてください。
• 担当者と決裁の流れ。誰がテストに立ち会えるか。ここが決まっていない案件は、切替の直前で止まりがちです。

費用の一部には、国や自治体の補助制度を使える場合があります。制度の内容は年度ごとに変わるため、申請の前に公募要領で必ずご確認ください。中小企業のデジタル化を段階的に進める考え方は小規模から始めるDXで解説しています。

15まとめ｜判断の順番

要点：メンテナンス期限を確かめる、移す対象を絞る、型を決める、1本だけ動かす。この順番で進めれば、クラウド化は大きな賭けになりません。最初の1本の結果が、次の判断を早くします。

クラウド化は、言葉が大きいだけで、判断材料はそれほど多くありません。実際に必要なのは、メンテナンス期限と、あと何年そのシステムを使うかの2つです。

1. サーバーのメンテナンス期限を確認する。更新の見積りが届いた月が、いちばん考えやすいタイミングです。
2. 移す対象を1本に絞る。全部を一度に動かそうとすると、テストで必ず行き詰まります。
3. 型を決めてから見積りを取る。そのまま移すのか、作り替えるのか。ここを決めずに相談すると、比較できない見積りが並びます。
4. 稼働6か月後に見直す。使っていない構成を削る作業まで含めて、はじめて費用が下がります。

老朽化した仕組みを使い続ける負担は、国の資料でも早くから指摘されてきました。経済産業省のDXレポートは、古い仕組みを放置した場合に2025年以降で年間最大12兆円の経済損失が生じうると試算しています。自社の1台に置き換えると、影響が出るのは更新費よりも「わかる人がいなくなること」です。

2000年創業のZenWeb Japanは、ホームページ制作とWebシステム開発を専門に、日本品質を適正価格でご提供しています。移すべきかどうかの判断から、ご一緒に整理しています。

16よくある質問

1. 業務システムのクラウド化とは、かんたんに言うと何ですか？

社内に置いていたサーバーをやめて、事業者の設備を借りて業務システムを動かすことです。機器を買う必要がなくなり、支払いは毎月の利用料に変わります。停電や故障への備えも事業者側の仕事になります。ただし、利用者の権限管理や業務の設計は、これまでどおり自社に残ります。

2. クラウド化の費用はどのくらいかかりますか？

そのまま移す型で200〜400万円、作り替える型で400〜900万円が目安です。内訳でいちばん大きいのはサーバーの構築ではなく、アプリの改修で全体の3割前後を占めます。古い言語で作られていたり、独自の機能が多かったりすると、この部分が膨らみます。まず現状調査だけを依頼して、金額の見当をつける方法もあります。

3. クラウド化すると本当に安くなりますか？

5年間の総額で見ると、多くの場合は安くなりません。ZenWebの試算では、初期は160万円ほど安く始められるものの、3年目前後で総額が逆転します。それでも選ばれる理由は、数百万円のまとまった出費がなくなり、支払いが読めるようになるからです。6年目にもう一度サーバーを買い替えるかどうかを含めて比べてください。

4. 移行にはどのくらいの期間が必要ですか？

そのまま移す型で2〜4か月、作り替える型で4〜9か月が目安です。期間を左右するのは開発そのものより、業務を止められる時間の長さと、並行運用の期間です。切替後は2〜4週間ほど元のシステムも残し、数字が一致することを確認してから停止します。ここを省くと、後から差異が見つかったときに戻せなくなります。

5. 移行したあとに月額が高くなることはありますか？

あります。原因のほとんどは、社内サーバーと同じ性能をそのまま借りていること、検証用に作った環境が止まっていないこと、通信量の多い業務を移したことの3つです。ZenWebの実測では、稼働6か月目に構成を見直した案件で月額が14.2万円から10.6万円まで下がりました。契約に稼働3か月後と6か月後の見直しを含めておくと安心です。