システムメンテナンス・運用費用の相場と契約の中身

01はじめに｜この記事でわかること

要点：この記事は、システムのメンテナンス・運用をこれから契約する方に向けた費用の読み方です。相場の目安、費用の内訳、契約で決める項目、見積書で確かめる点を、発注する側の判断軸で整理します。

「納品後のメンテナンスは月額5万円です」。見積書の最後にそう一行だけ書かれていて、その5万円で何をしてもらえるのかは書かれていない。よくあるご相談です。別の会社からは月額15万円と言われて、どちらが高いのか安いのかも判断できない。

比べられない理由ははっきりしています。金額の裏にある対応範囲がそろっていないからです。片方は平日の日中だけ電話を受ける契約、もう片方は夜間も監視して4時間以内に復旧する契約。同じ「メンテナンス」でも中身は別物です。この記事では、2000年創業のWeb制作・システム開発会社ZenWeb Japanが、Webシステム開発のご相談でお伝えしている見方をご紹介します。

まずはメンテナンスと運用の全体像をつかめる解説動画をご紹介します。

02システムメンテナンス費用の相場｜年間で開発費の15%前後

要点：システムメンテナンス費用の相場は、年間で開発費の10〜20%、中心は15%前後です。1,000万円で作ったシステムなら年間150万円ほど、月額にすると12万円前後になります。これは対応範囲が標準的な場合の目安で、夜間対応が付くと大きく変わります。

なぜ開発費との割合で語られるのでしょうか。開発費が大きいシステムほど画面が多く、外部サービスとの連携も増えるからです。見る対象が増えれば、確かめる手間も直す手間も増えます。だから「開発費の何%」が目安として使われてきました。

ただし、この割合はあくまで出発点です。同じ1,000万円のシステムでも、社内の10人だけが使う勤怠システムと、一般のお客様が24時間使う予約システムでは、求められる守り方がまったく違います。開発費の相場についてはシステム開発の費用相場で規模別に整理していますので、あわせてご覧ください。

03「メンテナンス」と「運用」は別物｜見積書で分けて読む

要点：メンテナンスはシステムそのものを直す仕事、運用は動かし続ける仕事です。不具合の修正やOSの更新対応がメンテナンス、監視やバックアップ、アカウント発行が運用にあたります。見積書でこの2つが混ざっていると、どちらが抜けているのか読めません。

言葉が近いので、まとめて「メンテナンス運用」と呼ばれるのがほとんどです。それでも分けて考えると、見積書の読み方が変わります。ホームページ保守費用の相場でも触れていますが、抜けやすいのはいつも運用の側です。

見積書が「メンテナンス費用　月額◯円」の一行だけなら、この表を見せて「監視とバックアップはどちらですか」と聞いてみてください。答えが曖昧なら、その部分は誰の担当でもないまま運用が始まります。

04開発規模別の年間メンテナンス費用の目安

要点：開発費が大きくなるほど、メンテナンス費用の「割合」は下がります。100〜300万円の案件では開発費の15%前後ですが、3,000万円を超えると11%程度です。金額は増えても、比率は逆に軽くなります。

割合が下がるのは、監視や窓口の費用が規模にあまり比例しないからです。小さなシステムでも監視の仕組みは要るため、小規模案件ほど比率が重く見えます。つまり「最低限いくら」という下限が効いてきます。月額2万円台を大きく下回る見積りが出たら、何が入っていないのかを確かめてください。見積書全体の読み方はシステム開発の見積もりの見方で解説しています。

05メンテナンス費用の内訳｜5つの費目に分けて見る

要点：月額のシステムメンテナンス費用は、障害対応・定期メンテナンス・問い合わせ対応・監視とバックアップ・小規模な改修枠の5つに分かれます。見積書がひとまとめの金額でも、この5つに割り戻して聞けば、何が含まれているかがはっきりします。

• 障害対応。止まった、エラーが出たという連絡を受けて原因を調べ、直すまでの作業です。いつでも動ける体制を用意すること自体に費用がかかります。
• 定期メンテナンス。OSやミドルウェアの更新、脆弱性への対応、ブラウザの仕様変更への追従です。使い方が変わらなくても、外側は勝手に変わっていきます。
• 問い合わせ対応。「この操作はどうすればいいか」という社内からの質問を受ける窓口です。不具合ではないので別枠で数えます。
• 監視とバックアップ。稼働しているかを機械で見張り、データを定期的に控えておく作業です。何も起きない月でも費用は発生します。
• 小規模な改修枠。「毎月◯時間まで」という形で軽微な修正を含める契約が増えています。項目名や帳票の並び替えなら、この枠で収まります。

どれを含めてどれを外すかで月額は変わります。利用者が20人ほどの社内システムなら、問い合わせ対応を自社の情報システム担当に寄せて減らす判断もできます。Webシステム開発のご相談では、この取捨選択から一緒に考えることが多いです。

06費目ごとの費用構成比｜何にお金がかかっているか

要点：月額メンテナンス費のうち、障害対応が約3割、定期メンテナンスが約4分の1を占めます。半分以上が「何か起きたとき」と「古くならないように保つ」ための費用です。改修枠は1割程度にとどまります。

見ていただきたいのは、改修枠が1割しかない点です。「メンテナンスに入っておけば直してもらえる」と考えていると、機能追加を頼んだ段階で「別見積りです」と言われて驚くことになります。メンテナンスはあくまで、今ある機能を保つ契約です。

07サーバー代やライセンス料は別建てが基本

要点：メンテナンス費用と、システムを動かすためにかかる実費は別物です。サーバー利用料、ドメイン、SSL証明書、有償ライセンス、メールやSMSの配信料は、メンテナンスの月額とは分けて見積もられるのが一般的です。

ここを一緒にすると、年間の予算が合わなくなります。メンテナンス費が月額7万円でも、サーバー代が月額3万円なら、出ていくお金は10万円です。次の実費は契約前に別建てで確認してください。

• サーバー利用料。クラウドなら使った分だけ増減します。繁忙期があるなら月ごとの幅も聞いておいてください。
• ドメインとSSL証明書。年単位の更新です。金額は小さいものの、忘れるとサイトが表示されなくなります。
• 有償ライセンス。帳票やデータベースの製品を使っていれば、利用者数に応じて毎年かかります。
• メール・SMSの配信料。通知を送るシステムでは、送信数に応じた従量課金です。

WordPressのサイトを併設しているなら、そちらのメンテナンスも別に必要です。詳しくはWordPress制作のページでご案内しています。

08契約形態｜月額固定・都度・工数枠の使い分け

要点：メンテナンスの契約には、月額固定・都度対応・工数枠の3つがあります。止まると業務が困るシステムは月額固定、たまにしか使わない社内ツールは都度対応、改修を続けたいシステムは工数枠が向いています。

工数枠は、契約上ほとんどが準委任にあたります。成果物ではなく時間に対してお支払いする形なので、開発時の請負契約とは考え方が変わります。この違いはシステム開発の契約形態で整理しています。

09契約書で決めておく4項目｜対応の速さを数字にする

要点：受付時間、一次回答までの時間、復旧の目標時間、稼働率の4つを数字で決めてください。この4つがそろって初めて、複数社の見積りを同じ土俵で比べられます。書かれていなければ、必ず質問してください。

• 受付時間。いつ連絡すれば受け付けてもらえるか。「平日9時〜18時」か「365日24時間」かで、月額は大きく変わります。
• 一次回答までの時間。連絡してから最初の返事が来るまでの目標です。「4時間以内」などと書きます。直るまでの時間ではない点にご注意ください。
• 復旧の目標時間。止まってから使えるようになるまでの目標です。保証ではないので、届かなかった場合の扱いもあわせて確認します。
• 稼働率。月のうちどれだけ動いているかの割合です。99.9%なら月におよそ43分、99.5%ならおよそ3時間40分までの停止を見込みます。

月額の安さで選んだ結果、いちばん困る時間帯が受付時間の外だった、というのがもっとも多い失敗です。

飲食店向けの予約システムなら、混み合うのは夕方から夜です。その時間に止まって翌朝まで連絡がつかないのでは、契約の意味が薄くなります。会社選びの観点はシステム開発会社の選び方でも整理しています。

10対応時間帯で月額はどれだけ変わるか

要点：平日日中のみの契約を1.0とすると、平日夜まで延ばして約1.4倍、365日24時間では約2.8倍になります。夜間や休日に人を待機させる費用が乗るためで、システムの中身が同じでも月額は3倍近く開きます。

3倍近い開きがあるので、慎重に選ぶ価値があります。おすすめは、いきなり24時間対応にせず、まず平日日中で始めて、障害がいつ起きるかを1年見てから決める進め方です。夜間の障害が一度も起きないまま更新時期を迎えることも珍しくありません。

11メンテナンス契約を結ばないと何が起きるか

要点：メンテナンス契約なしでも、しばらくは動きます。困るのは半年から1年後です。連絡先が決まっていない、直せる人がすぐ動けない、更新が止まって脆弱性が残る。この3つが同時に効いてきて、結局は割高になります。

「まずは契約せず様子を見ます」というご相談も少なくありません。あり得る判断ですが、次の点は先に知っておいてください。

• 順番待ちになる。契約している会社の案件が優先されます。急いでいるときほど待たされます。
• 調べ直す時間が費用になる。作った人がすぐ動けない場合、ソースコードを読み直すところから始まります。その時間も請求対象です。
• 更新が止まる。OSやライブラリの更新は誰も勝手にやってくれません。放置した分は、後日まとめて対応することになります。

ある卸売の会社では、在庫のシステムをメンテナンス契約なしで3年動かしたあと、サーバーのサポート終了に合わせて一度に手を入れることになりました。毎年少しずつ更新していれば分散できた作業が、まとめて来た形です。在庫まわりの考え方は在庫管理システムの開発でも触れています。

12稼働年数でメンテナンス費用はどう変わるか

要点：メンテナンス費用は最初の2年ほど横ばいで、3年目と5年目に段差ができます。OSやミドルウェアのサポート終了が重なる時期だからです。7年目には初年度の2倍になることもあり、そこが作り直しを考える分かれ目になります。

この上がり方は、業界全体の課題でもあります。経済産業省のDXレポートでは、古いシステムを抱えたことでメンテナンス運用にIT予算の9割以上を使う企業が約4割にのぼると指摘されています。手を入れずに使い続けるほど、新しいことに回せるお金が減る構図です。5年目の段差が見えてきたら、続けるか作り直すかを一度机に載せてください。中小企業がどこから手をつけるかは小規模から始めるDXで整理しています。

13メンテナンスの見積書を確認する5つの手順

要点：見積書は上から順ではなく、決まった順番で確かめると早く判断できます。対象範囲、メンテナンスと運用の切り分け、対応時間と復旧目標、改修枠、契約期間と解約条件の順です。この5つで比較できる状態になります。

複数社から見積りを取るときは、次の順で目を通してください。書かれていない項目が、そのまま質問リストになります。

1. 対象範囲を紙に書き出す。どのシステムのどこまでが対象かを、画面や機能の単位で確認します。連携している外部サービス側で障害が起きたときの扱いも、ここで決めておきます。
2. メンテナンスと運用を分けて並べる。監視、バックアップ、問い合わせ窓口の3つが、どちらの側に入っているかを確かめます。どちらにも入っていなければ、自社の担当になります。
3. 対応時間と復旧目標を数字で確認する。受付時間、一次回答までの時間、復旧の目標時間、稼働率の4つです。数字が入っていない見積りは、そのままでは比べられません。
4. 改修枠の有無と繰り越しを確認する。月に何時間まで含まれるか、使わなかった分を翌月に持ち越せるかを聞きます。持ち越し可なら、まとめて改修する進め方ができます。
5. 契約期間と解約の条件を読む。最低契約期間、自動更新の有無、解約の申し出はいつまでか。あわせて、契約が終わるときにデータとソースコードをどう引き渡すかも決めておきます。

考え方は開発時の見積りを読むときとほぼ同じです。依頼内容を先に文書にしておく効果はRFPの書き方で解説しています。

14メンテナンス費用を抑える現実的な方法

要点：値引きを求めるより、範囲を整理するほうが確実に下がります。対応時間帯を業務に合わせる、問い合わせの一次受けを社内に置く、改修はまとめて出す。この3つで品質を落とさず月額を下げられます。

• 対応時間帯を業務に合わせる。24時間対応が要るのは、夜間も人が使うシステムだけです。日中しか使わないなら平日日中で足ります。
• 問い合わせの一次受けを社内に置く。操作方法の質問を社内でさばければ、その分を減らせます。よくある質問を一枚にまとめるだけでも効きます。
• 改修はまとめて出す。思いついた順に依頼すると、そのたびに確認とテストが発生します。四半期ごとにまとめれば手間が減ります。
• ログとマニュアルを整えておく。誰がいつ何をしたかが残っていれば、原因を調べる時間が短くなります。調査時間はそのまま費用です。

改修をまとめて出すときは、いきなり実装を頼まず画面の下書きを先に共有すると手直しが減ります。考え方はワイヤーフレームの作り方と同じです。改修後の確認も、規模は小さくても受入テストの進め方と同じ手順で見ておくと安心です。

15まとめ｜発注側が押さえる3点

要点：年間で開発費の15%前後を出発点に置き、対応時間帯と復旧目標を数字で決め、5年目の段差を見込んで予算を組む。この3つを押さえれば、メンテナンスの見積りで大きく外しません。

1. システムメンテナンス費用の相場は出発点にすぎません。年間で開発費の15%前後という目安から始めて、誰がいつ使うシステムかで上下させてください。
2. 数字で決めた契約だけが比べられます。受付時間、一次回答、復旧目標、稼働率。この4つがない見積りは、金額だけ見ても判断できません。
3. 5年目に段差が来ます。3年目から少しずつ上がり、5年目のサポート終了で一段上がります。そこで続けるか作り直すかを考える前提で予算を組んでください。

メンテナンスは、作ったあとに付いてくるおまけではありません。作ったものを何年使い続けられるかを決める部分です。Webシステム開発のご相談では、開発の見積りと一緒にメンテナンスの形までお話ししています。

16よくある質問

1. システムメンテナンス費用の相場はどれくらいですか？

年間で開発費の10〜20%、中心は15%前後です。1,000万円で作ったシステムなら年間150万円ほど、月額で12万円前後が目安になります。ただし対応時間帯によって最大3倍近く変わるため、まず受付時間を決めてから金額を比べてください。

2. メンテナンス契約は必ず結ばないといけませんか？

義務ではありません。利用者が少なく、止まっても数日待てる社内ツールなら、都度対応でも運用できます。一方、お客様が使うシステムや、止まると業務が止まる基幹システムでは、月額契約をおすすめします。判断の目安は「半日止まったときに何が困るか」です。

3. 開発した会社以外にメンテナンスを頼めますか？

可能です。ただし引き継ぎの手間がかかるため、初年度は割高になることが多いです。ソースコード、設計書、サーバーの接続情報がそろっているかで難易度が変わります。移すことを考えるなら、いまの契約が続いているうちにこの3点を手元に確保しておいてください。

4. メンテナンス費用に機能追加は含まれますか？

含まれないのが原則です。メンテナンスは今ある機能を保つための契約なので、新しい機能は別見積りになります。ただし「月◯時間まで」という改修枠を付ければ、項目名の変更や帳票の調整といった軽微な作業はその中で対応できます。枠の有無を契約前に確認してください。

5. メンテナンス費用は毎年上がるものですか？

最初の2年は横ばいで、3年目あたりから少しずつ上がります。ZenWebの集計では、5年目にOSやミドルウェアのサポート終了が重なって1.45倍、7年目で2倍になる例が見られます。契約更新のたびに金額の根拠を確認し、上がる理由が説明されるかを見てください。