ホームページを自社で更新できるようにする方法

01はじめに｜この記事でわかること

要点：この記事は、ホームページの更新を自社でできるようにしたい経営者・Web担当者の方に向けたものです。2000年創業のWeb制作会社ZenWeb Japanが、引き渡し後の更新記録をもとに、続く体制の作り方をまとめました。

「お知らせを1行直すだけで、毎回制作会社に連絡するのが面倒で」。ご相談のなかで、いちばんよく出てくる言葉です。

そこでCMSを入れて、管理画面のIDをお渡しします。ところが半年後にサイトを見ると、お知らせの最終更新日が公開日のまま止まっている。こういうケースが、実はかなりの割合であります。

原因は、担当者のやる気でも、CMSの使いにくさでもありません。「更新できる状態」を作っただけで、「更新が続く状態」を作っていなかったからです。この2つは似ているようで、必要な準備がまったく違います。

そこでこの記事では、次の3つをお伝えします。

• 自社で触れる範囲の決め方。更新箇所ごとに、自社更新にすべきか外注に残すべきかを整理します。
• 引き渡し方で変わる継続率。1年後も更新が続いている会社が何をしていたのかを数字で見ていきます。
• 制作中に決めておくこと。公開後に追加すると割高になる準備を、順番に挙げていきます。

本題に入る前に、CMSの管理画面でどんな作業をするのかがつかめる動画をご紹介します。

02自社更新とは？「できる」と「続く」は別物

要点：自社更新とは、ホームページの一部を社内の担当者が自分で書き換えられる状態のことです。CMSを入れれば技術的には「できる」状態になります。ただし更新が続くかどうかは、範囲・担当・手順の3つが決まっているかで決まります。

まず言葉を整理します。自社更新とは、制作会社を通さずに社内で内容を書き換えられる状態のことです。多くの場合、WordPressのようなCMSを導入して実現します。

ここで大事なのは、CMSは「更新できる入り口を開ける道具」であって、「更新を続けさせる仕組み」ではないという点です。管理画面は開いた。ログインもできる。それでも更新が止まるのは、次のような理由です。

• どこを触っていいかわからない。崩れるのが怖くて、結局さわらないまま終わります。
• 誰の仕事か決まっていない。全員の仕事は、実際には誰の仕事でもありません。
• 手順を覚えている人が1人しかいない。その人が異動すると、翌月から止まります。

逆にいえば、この3つを先に決めておけば、CMSの種類はそれほど問題になりません。WordPressでのCMS構築でも、独自のシステムでも、続く会社は続きます。

自社更新でつまずく会社は、ツールを間違えたのではなく、範囲と担当を決めないまま公開しています。

03更新箇所別｜自社で触れる範囲と外注に残す範囲

要点：自社更新に向いているのは、お知らせ・ブログ・実績・求人のように、文章と写真の差し替えで完結する箇所です。反対に、トップページの主要部分やフォームの項目は外注に残すほうが安全です。全部を開ける必要はありません。

「どこまで自社で触れるようにしますか」。ホームページリニューアルのお打ち合わせで、必ずうかがう質問です。ここで「できるだけ全部」とお答えになる方が多いのですが、実際にはおすすめしていません。

理由は単純で、めったに触らない箇所まで開けると、マニュアルが厚くなり、覚えることが増え、結果として全体の更新が止まりやすくなるからです。次の表は、更新箇所ごとの発生頻度と、自社更新にすべきかどうかの目安をまとめたものです。

表の上から5行、つまり「自社で更新」と書いた箇所だけを開けておく。これが、いちばん失敗の少ない設計です。覚えることが少なく、崩れる心配もありません。

04自社更新にするか、外注に残すかの判断基準

要点：判断の軸は3つです。更新の頻度、崩れたときの影響、社内に手が空く人がいるか。頻度が月1回以上で、崩れても直せる範囲なら自社更新にします。どれか1つでも欠けるなら、外注に残したほうが結果的に安く済みます。

費用だけで決めると、たいてい判断を誤ります。自作と外注の判断基準と同じで、社内の時間も費用のうちだからです。次の3つで見てください。

1. 更新の頻度。月1回以上さわる箇所だけが対象です。年1回の作業は、手順を忘れるので外注のほうが早く終わります。
2. 崩れたときの影響。お知らせが1本崩れても影響は限定的です。トップページが崩れると、その日の問い合わせが減ります。
3. 手が空く人がいるか。「兼任で、月に2時間なら取れる」くらいの余裕は必要です。ゼロなら仕組みを作っても動きません。

3つのうち2つ以上が当てはまれば、自社更新にする価値があります。1つ以下なら、保守契約のなかで更新代行を依頼するほうが現実的です。

なお、自社更新にしたからといって、メンテナンス契約が不要になるわけではありません。更新作業は社内、システムの管理は制作会社、という分け方が一般的です。この線引きは見積りの段階で確認しておいてください。

05引き渡し方法別｜1年後も更新が続いている割合

要点：公開1年後も更新が続いていた割合は、口頭説明だけの場合で24%、操作研修を1回行った場合で68%、研修に加えて公開後1か月の伴走をつけた場合で89%でした。差を作るのは、CMSの種類ではなく引き渡し方です。

ここが、この記事でいちばんお伝えしたい数字です。同じCMS、同じ更新範囲でも、引き渡しの方法だけで結果がここまで変わります。

口頭説明だけの場合、更新が止まるまで平均4.2か月でした。ちょうど、最初に覚えた手順を忘れるころです。担当者の記憶だけに頼ると、この時期を越えられません。

研修を1回入れるだけで、継続率は24%から68%まで上がります。時間にすれば2時間ほどの差です。リニューアルの工程表を作るときは、この2時間を必ず組み込んでおいてください。

06自社更新を実現する5つの準備

要点：自社更新の準備は、公開後ではなく制作中に進めます。更新範囲を決め、担当者を決め、権限を分け、ひな形を作り、研修を受ける。この5つを工程に入れておけば、追加費用をかけずに体制が整います。

順番が大切です。あとから足すと、そのたびに費用が発生します。次の順で進めてください。

1. 更新する箇所を書き出す。設計の段階で、月1回以上さわる箇所を一覧にします。ワイヤーフレームを確認するタイミングが、いちばん決めやすい時期です。
2. 担当者を名前で決める。「広報部」ではなく個人名にします。あわせて、その人が不在のときの代わりも1人決めておきます。
3. 権限を分ける。記事を書く人、公開を承認する人、システム全体を管理する人。この3つは別の権限にします。
4. ひな形を用意してもらう。お知らせと実績は、入力項目が固定されたひな形を作ってもらいます。自由入力にすると崩れます。
5. 公開前に操作研修を受ける。公開後ではなく、テスト環境がある公開前に行います。失敗しても実害がないからです。

5つのうち、見落とされやすいのは3つ目の権限です。全員に管理者権限を渡している会社は少なくありませんが、これは事故のもとになります。詳しくは第8章で説明します。

なお、この5つはリニューアルの目的を決める段階で話し合っておくと、見積りにも反映されます。公開直前に持ち出すと、追加見積りになりがちです。

07年間更新回数別｜自社更新と外注の費用比較

要点：更新が年6回程度なら、外注のままでも年3〜6万円ほどです。年36回を超えると外注費は年18万円以上になり、自社更新の効果がはっきり出ます。境目は、おおよそ月2回以上さわるかどうかです。

費用の話を整理します。次の表は、1回あたり5,000〜1万円の更新作業費で試算したものです。実際の金額は契約内容で変わりますので、目安としてご覧ください。

ここで見ていただきたいのは、右から2列目の社内作業時間です。年36回のケースで年25〜40時間。月にならすと2〜3時間です。この時間を社内で確保できるかどうかが、実際の判断材料になります。

逆にいえば、更新が年6回で止まっている会社は、自社更新にしても費用はほとんど変わりません。それより、保守費用の内訳を見直すほうが効きます。

08更新が止まる本当の理由｜属人化と権限の設計

要点：更新が止まる原因の多くは、担当者が1人しかいないことと、権限が分かれていないことです。1人に集中すると異動で止まり、全員が管理者だと誰も責任を持たなくなります。2人体制と3段階の権限で防げます。

更新が止まった会社にうかがうと、決まって同じ話が出てきます。「前任者しか触っていなくて、引き継ぎがないまま異動しました」。

ここで効くのが権限の設計です。WordPressをはじめ、多くのCMSには複数の権限が用意されています。それを使い分けるだけで、属人化はかなり防げます。

• 投稿者（記事を書く人）。下書きまでを担当します。公開はできません。2人以上に割り当てておきます。
• 編集者（公開を承認する人）。内容を確認して公開します。上長やWeb担当がここに入ります。
• 管理者（システムを管理する人）。プラグインやテーマを扱えます。制作会社と社内の責任者だけに限定します。

全員を管理者にしてしまうと、誰でもプラグインを止められる状態になります。自作で挫折する典型パターンの多くも、ここから始まります。操作を覚える前に権限を絞る。順番はこちらが先です。

更新の担当者は、最初から2人にしておいてください。1人体制は、異動や退職の時点で必ず止まります。

09公開からの経過月別｜更新頻度の推移

要点：研修なしの会社は、公開1か月目に月3.1回あった更新が、6か月目には0.9回まで落ちます。研修ありの会社は12か月目でも月2.5回を保っていました。落ち込みが起きるのは3〜6か月目です。

更新は、ある日いきなり止まるわけではありません。少しずつ回数が減って、気づいたときには止まっています。その落ち方を月ごとに追ったのが次の表です。

注目していただきたいのは3か月目です。研修なしの列は、この時点ですでに半分近くまで落ちています。最初の勢いが切れて、手順もあいまいになる時期だからです。

ここを越えるために効果的なのが、公開後1か月の伴走です。わからないことをその場で聞ける相手がいる状態を1か月続けるだけで、6か月目以降の数字が変わります。公開後にやることと一緒に、最初の1か月の予定を決めておいてください。

10更新マニュアルの作り方｜引き継げる形にする

要点：更新マニュアルは、全機能を網羅するより、実際に行う作業だけを画面写真つきで並べたものが役に立ちます。A4で5〜10枚が目安です。作業ごとに1枚にまとめておくと、担当者が代わってもそのまま使えます。

分厚いマニュアルは読まれません。実際に使われているのは、A4で5〜10枚ほどの薄いものです。中身は次の構成にしてください。

• ログインの手順。URL、IDの管理場所、パスワードを忘れたときの連絡先まで書きます。
• 作業ごとの1枚。お知らせを出す、実績を追加する、写真を差し替える。作業単位で1枚ずつ用意します。
• やってはいけないこと。触ると崩れる箇所を、画面写真に印をつけて示します。
• 困ったときの連絡先。制作会社の窓口と、社内の管理者の名前を書いておきます。

作業ごとに1枚にするのは、引き継ぎのためです。異動のときに全部を教える必要がなくなり、「この3枚だけ覚えてください」で済みます。

もうひとつ、注意点があります。更新のなかで古いページを消すときは、削除の前に相談してください。検索から入ってきていたページを消すと、アクセスが減ることがあります。アクセスが減ったときの原因と対処に、よくあるパターンをまとめています。

11WordPressで自社更新するときの注意点

要点：WordPressで自社更新する場合、記事の投稿は社内、本体とプラグインの更新は制作会社、という分け方が安全です。更新作業とシステム管理を同じ人に任せると、放置されたときのリスクが大きくなります。

国内の企業サイトでよく使われているCMSがWordPressです。自社更新との相性はよいのですが、気をつける点が3つあります。

1. 本体とプラグインの更新は社内で行わない。更新に失敗すると画面が真っ白になることがあります。バックアップを取れる体制がある側が担当します。
2. プラグインを勝手に追加しない。便利そうに見えても、相性の問題でサイトが止まることがあります。追加は管理者を通す運用にします。
3. 放置しない。更新を止めたまま何年も動かすと、乗っ取りの対象になります。放置したWordPressの危険性で実例を紹介しています。

つまり、社内が担当するのは「中身を書き換えること」、制作会社が担当するのは「土台を守ること」です。この線引きをはっきりさせておけば、自社更新にしても安全性は下がりません。

あわせて、最低限のセキュリティ対策は公開前に済ませておいてください。担当者が増えるほど、ログイン周りの管理が重要になります。

12まとめ｜「更新が続く」を設計する

要点：ホームページを自社更新できるようにする方法は、範囲を絞り、担当を2人決め、権限を3段階に分け、公開前に研修を受けることに尽きます。CMSの導入は入り口にすぎません。続く仕組みは制作中にしか作れません。

ここまでの内容を振り返ります。

• 開けるのは月1回以上さわる箇所だけ。お知らせ・ブログ・実績・求人が基本です。
• 判断の軸は頻度・影響・人の3つ。2つ以上そろえば自社更新にする価値があります。
• 研修の有無で継続率は24%と68%。差はたった2時間の研修です。
• 担当は2人、権限は3段階。属人化を防ぐいちばん簡単な方法です。
• 落ちるのは3〜6か月目。公開後1か月の伴走が、その後を左右します。

お見積りを見るときは、金額の下に「操作研修」「マニュアル作成」の行があるかを確認してください。そこがない見積りは、公開後に更新が止まる前提になっている可能性があります。

進め方の全体像はホームページリニューアルのサービスページに、公開後の運用については公開後にやることの一覧にまとめています。

13よくある質問

要点：ホームページの自社更新について、ご相談の場で多くいただく質問をまとめました。いまのサイトのままCMS化できるか、パソコンが苦手でも大丈夫かといった、実際の不安に沿った内容です。

1. いまのホームページのまま、自社更新できるようにできますか

作り方によります。HTMLで書かれた静的なサイトでも、更新したい箇所だけをCMS化する方法があります。ただし、ページ構成が古い場合は、リニューアルと同時に行ったほうが結果的に安く済むことが多いです。まずは現状のサイトを拝見したうえでご案内しています。

2. パソコンが苦手でも自社更新はできますか

できます。お知らせやブログの更新は、文章を入力して公開ボタンを押すだけの作業です。Wordが使える方なら問題ありません。不安な場合は、更新する箇所をさらに絞って、入力項目を固定したひな形を用意する方法もあります。

3. 自社更新にすればメンテナンス契約は解約できますか

おすすめしません。自社で行うのは中身の更新で、システム本体やプラグインの更新、バックアップ、障害時の対応は別の作業だからです。更新代行の分だけメンテナンスの内容を軽くして、管理は残す形が現実的です。

4. 更新を担当する人が辞めてしまったらどうなりますか

マニュアルと権限の設計ができていれば、引き継ぎは数時間で終わります。反対に、1人だけがすべてを把握していた場合は、そこで更新が止まります。だからこそ、最初から担当者を2人にしておくことをおすすめしています。

5. CMS化にはどのくらい費用がかかりますか

更新したい箇所の数と、ひな形をいくつ作るかで変わります。お知らせだけを部分的にCMS化する場合と、サイト全体を作り直す場合では、金額の桁が変わります。ZenWeb Japanでは案件ごとの見積り制ですので、開けたい範囲をうかがったうえでお出ししています。