業務システムが使いにくい原因とUI改善の方法

01はじめに｜この記事でわかること

要点：この記事は、社内の業務システムが使いにくいと言われて困っている経営者・情報システム担当者のための解説です。原因の分け方、現場の声を数字に変える方法、直す順番、費用と期間の目安までを順番に並べています。

「うちの業務システム、とにかく使いにくいんです」。改修のご相談は、たいていこの一言から始まります。ただ、そこから先が続きません。どこが、どう使いにくいのか。聞いていくと、人によって答えがばらばらに出てきます。

ばらつくのは当然です。使いにくさは体感なので、担当する業務が違えば感じる場所も違います。だからこそ、直す前に共通のものさしが要ります。この記事では、2000年創業のWeb制作・システム開発会社ZenWeb Japanが、Webシステム開発のご相談でお伝えしている順番でご説明します。

まずは、UIの考え方を短くつかめる動画をご紹介します。

02「使いにくい」を3つに分けて考える

要点：業務システムが使いにくいと言われるとき、中身は「順番」「手間」「迷い」の3つに分かれます。どれに当たるかで、直し方も費用も変わります。まずは現場の声をこの3つに仕分けしてください。

使いにくさをまとめて扱うと、話が進みません。最初にやるのは仕分けです。同じ「使いにくい」でも、直す場所が違うからです。

• 順番のずれ。画面の並びが、実際の仕事の流れと違う。行ったり来たりが増えます。
• 手間の多さ。入力する項目が多い、毎回同じことを打っている。1件あたりの時間が伸びます。
• 迷い。どこを押せばいいかわからない、エラーの意味がわからない。人に聞く回数が増えます。

直すときの重さも違います。迷いは文言や配置で解けることが多く、手間は入力の作りを変えれば減ります。やっかいなのは順番のずれです。画面をきれいにしても解決せず、設計から見直すことになります。

03原因1｜画面の順番が仕事の順番と違う

要点：いちばん多い原因は、画面がデータの形に合わせて作られていることです。仕事は受注から出荷へ流れるのに、画面は顧客・商品・伝票と別々に並んでいる。この差が行き来を生みます。

設計の段階で機能を一覧にすると、画面はデータの単位で分かれます。顧客マスタ、商品マスタ、受注入力、出荷登録。整理としては正しい形です。

ところが現場の仕事は、その単位では進みません。電話を受けながら顧客を探し、在庫を確かめ、そのまま受注を入れる。1本の流れです。画面が分かれていると、この間に3回も4回も移動が挟まります。

このずれは、要件定義で業務の流れを追いきれていないと生まれます。機能の抜けはレビューで見つかりますが、順番のずれは動くものを触るまで気づきません。

04原因2｜入力の手間が多すぎる

要点：入力項目は、要件を集めるほど増えます。あとで使うかもしれない項目を残した結果、毎回20項目を埋める画面ができあがる。実際に埋まっているのは半分以下、ということも珍しくありません。

入力の重さは、項目の数だけでは決まりません。同じ20項目でも、初期値が入っていれば体感は違います。担当者名、日付、部署、単位。毎回同じ値を打っているなら、そこは自動で埋められます。

実際のデータを見ると、答えが出ることもあります。入力率が1割を切る項目は、要件では必要とされたのに現場では使われていません。在庫管理システムの開発でも同じことが起きます。細かい属性を持たせたのに、埋まるのは品番と数量だけ、という状態です。

• 入力率を数える。過去1年ぶんのデータで、項目ごとの入力率を出します。
• 1割未満は候補にする。消すか、詳細画面へ隠すかを決めます。
• 毎回同じ値は初期値にする。打つのをやめて、直すだけにします。

05原因3｜探す・戻るで時間が消える

要点：一覧と検索は、いちばん長く見られる画面です。ここで条件を毎回入れ直す、詳細から戻ると条件が消える。この2つがあるだけで、1日の操作時間はかなり変わります。

検索条件が保存されないシステムは、いまでもよく見かけます。担当者は毎朝ほぼ同じ条件で検索しているのに、その条件を毎回打ち直しています。1回15秒でも、20回繰り返せば5分です。

戻ったときに条件が消えるのも、同じくらい負担になります。一覧から詳細を開いて、戻ったら1件目からやり直し。会員や取引先を1件ずつ確認していく仕事では、特につらくなります。会員管理システムの開発でも、一覧の状態を保持できるかどうかが日々の手間を左右します。

直し方はそれほど重くありません。条件の保存、戻り位置の保持、よく使う条件のボタン化。この3つで、探す時間はかなり減らせます。

06原因4｜エラーの伝え方が不親切

要点：「入力内容に誤りがあります」だけでは、どこを直せばいいかわかりません。この一言のために、担当者は保存を何度も試し、最後は情報システム部に電話することになります。

エラー文言は、開発の終盤に片づけられがちです。動作が正しければテストは通るので、文言の親切さは後回しになります。ところが現場では、ここが問い合わせの発生源です。

直すときの型は決まっています。どこが、なぜ、どうすればいいか。この3点が入っていれば、担当者は自分で直せます。

• 場所を示す。「納品日」のように、項目名をそのまま書きます。
• 理由を書く。「受注日より前の日付は指定できません」と、条件を具体的に伝えます。
• 次の行動を書く。「受注日以降の日付を入力してください」で締めます。

文言の書き換えは、テスト工程で洗い出したエラーの一覧をそのまま使えます。新しく調べ直す必要はありません。

07どの画面が「使いにくい」と言われるか

要点：改修のご相談でいただく指摘は、画面の種類によって偏ります。一覧・検索と入力フォームの2つで、全体のおよそ3分の2を占めます。まずこの2種類から見直すのが近道です。

偏りには理由があります。一覧と入力は、1日のうちで開く回数がとびぬけて多いからです。同じ作りの悪さでも、月に1回開く設定画面と、1日に50回開く一覧では、たまる不満の量が違います。

もう1つ、見落とされがちな兆候があります。担当者が結局Excelに書き出して作業している場合です。これは画面が使われていないという合図で、Excel業務をWebシステム化すべきサインとも重なります。

08現場の声の集め方｜3つの方法

要点：アンケートだけでは、本当に困っている場所は出てきません。実際の操作を横で見る、問い合わせ履歴を数える、この2つを足すと、声にならない不満まで拾えます。

アンケートには限界があります。毎日やっていることは体に染みついていて、不便だと気づかなくなるからです。「慣れたので大丈夫です」という回答の裏に、10クリックの回り道が隠れています。

• 横で見る。1人30分、実際の仕事を黙って観察します。手が止まる場所が本当の課題です。
• 問い合わせを数える。情報システム部への質問を画面ごとに集計します。件数の多い画面が最優先です。
• 短く聞く。「直せるとしたら、どの画面を最初に直しますか」の1問だけ聞きます。

社内のデジタル化を段階的に進めている会社なら、この観察はそのまま次の投資判断の材料になります。進め方は小規模から始めるDXでも整理しています。

09操作回数と時間を測る｜改善前後の比較

要点：使いにくさは、1件あたりのクリック数と所要時間で測れます。この2つを改善の前後で並べると、感覚の議論が数字の議論に変わり、社内の合意も取りやすくなります。

数字が出ると、話が変わります。受注登録で2分40秒縮まるなら、1日80件で3時間半です。この形にすると、経営判断の材料になります。

効果が数字で見える例は、公的な資料にもあります。広島県の金属加工会社は、直感的に操作できる生産管理ソフトを全面導入しました。その結果、2017年と2021年の比較で社員一人当たり売上高が8.6％増加し、労働時間は15.9％減少した（2025年版中小企業白書）と報告されています。

10直す順番の決め方｜頻度×人数で並べる

要点：直す順番は、不満の大きさではなく「1日の利用回数×使う人数」で決めてください。声の大きい人の画面が最優先になると、全体の時間はほとんど減りません。

改修の予算は限られています。だからこそ、並べ方が結果を決めます。判断に使う数字は2つだけです。その画面を1日に何回開くか、それを何人が使うか。掛け算した数が大きい順に並べます。

この並べ方だと、意外な画面が上位に来ます。月次の集計画面は不満が集まりやすいのですが、開くのは月に数回、使うのは2人。一方、在庫照会は地味でも1日30回、10人が使います。減る時間はまったく違います。

上位3画面に絞るのも現実的です。予算を分散させるより、いちばん重い画面を確実に軽くするほうが、現場の実感につながります。

11直す前に、紙で確認する

要点：改修案は、作る前に線画で確認してください。項目の並びとボタンの位置だけを描いた図なら、現場の担当者でも判断できます。ここで直せば、開発してから直すより費用は10分の1で済みます。

できあがってから「思っていたのと違う」と言われる。この事故は、確認の材料が完成品しかないときに起きます。動くものを見せられると、人は色や文字の大きさに目が行き、肝心の並び順は見過ごされます。

線画なら、逆になります。装飾がないので、項目の順番と押す場所しか見るものがありません。「この順番だと、電話しながらは入れられません」という指摘が、ここで出てきます。進め方はワイヤーフレームの作り方で整理しています。

確認は、その画面を毎日使う人に頼んでください。管理職だけで見ると、細かい引っかかりは出てきません。設計を固める流れは基本設計と詳細設計の違いで解説しています。

12効果が出やすい打ち手と工数

要点：UI改善の打ち手は、工数と体感の変化が比例しません。初期値の自動入力や入力項目の削減は、数人日の作業で毎日の手間を大きく減らします。まずは軽い打ち手から並べてください。

上の4つは、どれも1週間前後の作業です。ここを先に片づけてから、画面の統合という重い判断に進むほうが、社内の納得も得やすくなります。

なお、操作そのものをなくせる業務もあります。転記や突き合わせのような単純な繰り返しは、画面を直すより自動化のほうが早いことがあります。判断の基準はRPAとシステム開発の違いで整理しています。

13用語と表示をそろえる｜一貫性が効く理由

要点：画面ごとにボタンの位置や呼び方が違うと、担当者は毎回考え直すことになります。同じ操作は同じ見た目にそろえる。これだけで、覚える負担も操作ミスも減ります。

長く使われた業務システムほど、表記がばらつきます。ある画面では「登録」、別の画面では「保存」、さらに別では「確定」。同じ動作なのに名前が3つあります。追加開発を重ねるうちに、担当した人ごとの流儀が残るためです。

そろえる効果は、公的な指針でも整理されています。デジタル庁は、一貫性のあるUIコンポーネントが記憶容易性やエラー回避率、利用満足度の向上につながる（デジタル庁デザインシステム）としています。社内システムでも、考え方はそのまま当てはまります。

• 動詞をそろえる。保存系は「登録」に統一するなど、1つに決めます。
• 位置をそろえる。主要なボタンは、全画面で同じ場所に置きます。
• 色の意味を決める。取り消しや削除の色を、画面ごとに変えないようにします。

14改修で直すか、作り直すか

要点：画面の見た目だけの問題なら改修で足ります。判断が分かれるのは、データの持ち方が業務と合っていない場合です。ここがずれていると、画面をいくら直しても手間は残ります。

境目ははっきりしています。直したい内容が「並び順」「文言」「初期値」で説明できるなら、改修の範囲です。一方、「1つの伝票に複数の納品先を持てない」のようにデータの構造に理由があるなら、画面では解決できません。

もう1つの判断材料は、メンテナンスにかかっている金額です。少し直すだけでも見積りが大きくなるなら、土台のほうに問題があります。相場感はシステム保守・運用費用の相場で確認できます。

作り直す場合の費用感はシステム開発の費用相場が目安です。改修を3年続けた合計と比べると、判断しやすくなります。

15UI改善の費用と期間の目安

要点：費用は、直す画面の数でおおよそ決まります。文言と配置の調整なら数十万円、主要画面のUI改修で100万円台、画面群の再設計になると数百万円が目安です。

予算が取りにくいときは、上の行から始める形もあります。文言と配置の調整だけでも、問い合わせの件数は目に見えて減ります。効果が出れば、次の予算は通りやすくなります。

費用と人材が壁になるのは、多くの会社に共通する事情です。中小企業庁の調査でも、DXを進めるうえでの問題点として「費用の負担が大きい」「推進する人材が足りない」の回答割合が高い（2025年版中小企業白書）と報告されています。小さく始めて効果を示す進め方は、この事情とも噛み合います。

16よくある失敗3つ

要点：UI改善でつまずくのは、見た目だけ整える、要望を全部入れる、公開したあと放置する。この3つです。どれも、直したのに現場の評価が変わらないという結果になります。

• 見た目だけ新しくする。色とフォントを変えても、クリック数は減りません。並び順に手をつけない改修は、評価が変わらないまま終わります。
• 要望を全部入れる。各部署の希望をすべて反映すると、項目もボタンも増えます。改修前より重い画面ができあがることもあります。
• 公開して終わりにする。使い方が変わった直後は、必ず戸惑いが出ます。1か月後に様子を聞かないと、元のやり方に戻ってしまいます。

3つ目は特に見落とされます。改修の効果は、定着してはじめて数字になります。公開の1か月後にもう一度操作時間を測る。そこまでを1つの区切りにしてください。依頼先の見極め方はシステム開発会社の選び方で整理しています。

17まとめ｜明日からできる3ステップ

要点：業務システムが使いにくいと感じたら、まず主要な3業務の操作時間を測ってください。数字が出れば、直す場所も順番も見えてきます。予算の話は、そのあとで十分です。

1. 3つの業務を選んで測る。いちばん回数の多い業務を3つ選び、1件あたりのクリック数と所要時間をストップウォッチで記録します。
2. 横に座って観察する。担当者1人につき30分、実際の操作を黙って見ます。手が止まった場所をメモします。
3. 上位3画面に絞る。1日の利用回数×使う人数で並べ、上位3画面だけを改修の対象にします。

ここまでは、開発会社に頼まなくても社内でできます。この3つの結果を持って相談すると、見積りの精度も上がり、話が早く進みます。

18よくある質問

1. 業務システムが使いにくいのは、慣れの問題ではありませんか？

慣れで解決する部分はあります。ただ、慣れても操作回数は減りません。同じ作業に42クリック必要なら、3年目の担当者でも42クリックです。時間を測って、回数そのものが多いなら仕組みの問題です。

2. 部署によって言うことが違います。どう決めればよいですか？

意見ではなく回数で決めてください。1日の利用回数に使う人数を掛けた数字で並べると、優先順位は自動的に決まります。この基準を先に共有しておくと、後から不満が出にくくなります。

3. パッケージ製品でも、UIは直せますか？

製品によります。設定で並び順や表示項目を変えられる範囲なら対応できますが、画面の作りそのものには手を入れられないことが多くなります。契約内容と、カスタマイズの可否を先にご確認ください。

4. 改修の効果は、どのくらいで出ますか？

文言や初期値の調整なら、公開した週から体感が変わります。画面の作りを変える改修は、慣れるまで2〜4週間かかります。効果の測定は、公開の1か月後をおすすめします。

5. 少ない予算でも、何か始められますか？

始められます。エラー文言の書き換えと初期値の自動入力は、合わせて数人日の作業です。問い合わせ件数が減る効果が出やすいので、最初の一歩として選ばれることが多い範囲です。