生成AI社内利用のルール作りと情報漏えい対策

01はじめに｜この記事でわかること

要点：この記事は、社員がもう生成AIを使っているのに、社内ルールがない会社に向けたものです。2000年創業のWeb制作・システム開発会社ZenWeb Japanが、支援先の実例から、最初に決める3行とその育て方をお伝えします。

生成AIを業務で使うこと自体は、もう珍しくありません。遅れているのは、使い方の線引きのほうです。総務省の令和7年版 情報通信白書によると、生成AIを活用・利用する方針を策定している日本企業は49.7%でした。中小企業では「方針を明確に定めていない」が約半数を占めています。

そのあいだにも、リスクは前に進んでいます。IPAの情報セキュリティ10大脅威 2026では、組織向けの3位に「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が初めて選ばれました。

この記事でお伝えするのは、次の3つです。

• ルールがないまま使うと、何が起きるのか。寄せられた困りごとを、整備状況ごとに整理します。
• 最初に決める3行と、その育て方。分量の違うルールが半年後にどれだけ守られていたかを比べます。
• ルールで抑える範囲と、仕組みで抑える範囲。契約や設定で防げることと、システム側の対応が要ることを分けます。

本題の前に、社内の生成AI利用ルールを実際にどう作ったのかを語った動画をご紹介します。

02社内ルールがないまま使うと、何が起きるのか

要点：ルールがない状態で起きるのは、派手な事故ではありません。お客様の名前が入った文章を貼りつける、出てきた答えを確認せずに社外へ送る。この2つが静かに積み重なります。生成AIの業務効率化が進む会社ほど、件数も増えます。

「うちはまだ大丈夫だと思います」とおっしゃる会社ほど、聞いてみると社員の方はもう使っています。禁止していないだけで、許可もしていない。この状態がいちばん危ない、というのが正直なところです。実際に起きていたのは、次のような場面でした。

• お客様の情報をそのまま入力してしまう。返信を作るとき、届いたメールを本文ごと貼りつける。氏名も連絡先も入ります。
• まだ公表していない数字を入力してしまう。来期の売上計画や見積金額を要約させる。悪気はなく、便利だから使っています。
• 出てきた文章を確認せずに社外へ出す。もっともらしい文章が出るため、誤りに気づかないまま提案書に載ります。

はじめの2つについては、個人情報保護委員会が生成AIサービスの利用に関する注意喚起を出しています。個人情報を含むプロンプトを入力するときは、あらかじめ特定した利用目的の範囲内かどうかを十分に確認するように、という内容です。

入力は「送信」に近い行為だと考えておくのが安全です。個人情報保護法のWebサイト対応と同じで、どこまでを外に出してよいのかを先に決めておく必要があります。

03ルール整備の段階別｜寄せられた困りごとの内訳

要点：ご相談の中身は、ルールの整備段階ではっきり変わります。ルールがない会社からは「入力してしまった」という相談が来ます。1枚でもルールがある会社からは「これは入力してよいか」という事前の相談が来ます。Webシステム開発の現場で見てきた差です。

下の表は、業務システムの開発とメンテナンスで関わってきた企業から寄せられた、生成AIに関する困りごとの内訳です。整備段階ごとに、いちばん多かった相談を並べています。

注目していただきたいのは、上の2行と下の2行の違いです。ルールがない会社の相談は、すべて起きてしまった後のものでした。1枚でもルールがあれば、相談は入力の前に来ます。間に合うかどうかが、まるで違います。

A4・1枚のルールがあるだけで、相談の内容は「起きた後の対応」から「入力する前の確認」に変わります。

04最初に決める3行｜入力してはいけない情報

要点：生成AIの社内利用ルールは、3行から始めてください。お客様の個人情報を入力しない、未公表の数字と資料を入力しない、出てきた文章をそのまま社外に出さない。この3つを配るだけで、社内の迷いはほとんど消えます。細かい条文は後からで間に合います。

最初から規程を作ろうとすると、たいてい完成しません。法務の確認、労務との調整、経営会議での承認。そのあいだにも社員は使い続けます。まずは1枚配ることを優先してください。入口として決めたいのは、次の3行です。

• お客様の個人情報を入力しない。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、顔写真。届いたメールの本文をそのまま貼るのも、これに当たります。
• 未公表の数字と資料を入力しない。売上計画、見積金額、契約書、設計図、発表前の新商品情報。社外に出していないものは入れない、と覚えるのが早いです。
• 出てきた文章をそのまま社外に出さない。必ず担当者が読んで、事実と表現を確認してから使います。

この3行は、書き写して配っていただいてかまいません。自社の言葉に直すときは、業種で扱う情報を1つ足せば十分です。医療なら患者さんの情報、士業なら依頼者の情報、製造業なら図面。現場が一目で自分ごとにできる書き方にしてください。

体裁を整えたい場合は、一般社団法人日本ディープラーニング協会が公開している生成AIの利用ガイドラインのひな形が参考になります。会社としての考え方まで示すなら、総務省と経済産業省のAI事業者ガイドライン（第1.2版）もあわせて確認しておくとよいでしょう。

社外向けのプライバシーポリシーと社内ルールは別物です。個人情報を生成AIに入力する可能性があるなら、利用目的の書き方も見直してください。

05ルールの分量別｜半年後に守られていた割合

要点：ルール文書は、厚いほど守られなくなります。A4・1枚で3〜5項目にまとめた会社では、半年後も8割近くが内容を覚えていました。5枚以上の規程形式では3割台まで落ちます。読み返せる長さかどうかが、そのまま定着の差になります。

「せっかく作るなら、抜けのないものを」と考えたくなります。ただ、実際に半年後の社内を見せていただくと、結果は逆でした。

5枚以上の規程を作った会社が、手を抜いたわけではありません。むしろ丁寧でした。ただ、社員は一度読んで終わりになります。迷ったときに開き直す長さではなかったのです。

おすすめしているのは、次の2階建てです。

1. 配る用のA4・1枚。入力してはいけない情報、使ってよいツール、相談先の3点だけ。
2. 調べる用の詳細版。契約条件や部署ごとの例外を書き、共有フォルダに置きます。迷ったときだけ開けば十分です。

06ツールの選び方｜学習に使われない設定と契約

要点：入力した内容が学習に使われるかどうかは、契約の種類と設定で変わります。法人向けプランは、既定で学習に使われない条件のものがほとんどです。まずは会社として契約し、業務で個人の無料アカウントを使うのをやめてください。

ルールを配る前に、土台を整えておくと後が楽になります。順番としては、契約と設定が先、周知が後です。

会社として確認しておきたいのは、次の4点です。

• 入力内容が学習に使われない条件か。法人向けプランでは既定でそうなっていることが多く、無料プランでは設定によります。契約書と利用規約を担当者が読んで確かめてください。
• データがどこに保存され、いつ消えるか。保存場所の国と保存期間を確認します。取引先から預かった情報を扱うなら、必ず聞かれます。
• 管理者から利用状況が見えるか。誰がどの程度使っているか分かると、教育の対象を絞れます。個人契約が混ざった状態では確認できません。
• 退職時にアカウントを止められるか。会社契約なら止められます。個人契約では、業務で作った資料が手元に残り続けます。

社内の問い合わせ対応まで広げるなら、AIチャットボットの導入とあわせて考えると整理しやすくなります。どの情報を読ませてよいかという線引きは、社内ルールとまったく同じ考え方だからです。

07利用形態別｜情報の出やすさと管理のしやすさ

要点：生成AIの使い方は、大きく4つに分かれます。個人の無料アカウント、法人プラン、社内文書を読ませる仕組み、業務システムへの組み込み。右へ行くほど記録が残り、管理はしやすくなります。扱う情報の重さで、どこまで進むかを決めてください。

下の表は、各サービスの公開仕様と契約条件を、利用形態ごとに整理したものです。金額ではなく、情報の出やすさと管理のしやすさで並べています。

下へ進むほど安全になりますが、手間と費用も増えます。いきなり4段目まで行く必要はありません。お客様の個人情報や契約に関わる情報を扱うなら3段目以降、一般的な文章の下書きだけなら2段目で足ります。

08出てきた文章を、そのまま使わないための確認体制

要点：情報漏えいと並ぶもう1つのリスクが、出てきた内容の誤りです。生成AIは、間違っていても自信のある文章を書きます。社外に出す文書は、必ず担当者が事実を確かめてから使ってください。

「もっともらしいから、つい信じてしまう」という声をよく聞きます。読んで違和感がないぶん、確認が後回しになりやすいのです。とくに気をつけたいのは、次の3つです。

• 事実の誤り。存在しない制度名や、実際とは違う金額・期限が自然な文章に混ざります。数字と固有名詞は一次情報で確かめてください。
• 他人の権利に関わる表現。既存の文章や画像によく似たものが出ることがあります。社外に出す前に、使ってよいかを確認します。
• 誤解を招く言い切り。「必ず」「絶対に」といった表現は、景品表示法の観点で問題になる場合があります。広告や商品説明では特に注意が必要です。

この確認は、AIを使う業務すべてに共通します。AI OCRで紙業務をデジタル化するときも、読み取った金額を人が確かめます。画像認識システムの開発でも、判定をそのまま処理に流さず確認の画面を挟みます。生成AIだけ特別扱いする理由はありません。

おすすめは、文書の種類ごとに確認担当を決めておくやり方です。見積書は営業部長、採用の文章は人事、お客様への回答は担当者と上長の2名。決めておけば、確認が「気づいた人がやる作業」になりません。

09ルールを配ってから定着させるまでの5つの手順

要点：ルールは配って終わりではありません。会社契約に切り替え、1枚を配り、迷った例を集め、3か月後に書き足す。この流れなら、現場の実感に合ったルールになります。最初の一巡はおおむね1〜2か月です。

生成AIの社内ルールを作って定着させる手順

初めて整備する会社にお伝えしている進め方です。順番どおりなら、途中で止まりにくくなります。

1. いま誰が何を使っているかを聞く。禁止ではなく確認だと伝えて、部署ごとに使っているツールと用途を書き出します。所要は3〜5日です。
2. 会社として契約し、設定を確認する。学習に使われない条件かを、契約書と設定画面の両方で確かめます。所要は1〜2週間です。
3. A4・1枚のルールを配る。入力してはいけない情報、使ってよいツール、相談先の3点だけ。朝礼や社内チャットで一度説明を添えてください。
4. 判断に迷った例を集める。「これは入力してよいか」という相談を、担当者が1か所に記録します。次の改訂の材料になります。
5. 3か月後に書き足す。複数回出た例だけをルールに追加します。使われていない条文は消してかまいません。

4番目を飛ばす会社が多いのですが、ここがいちばん大事です。現場が迷った場面こそ、ルールに書くべき内容だからです。

仕組みとして支えるところまで進めるなら、Webシステム開発の相談としてお受けしています。入力の制限や利用ログの保存を、業務システム側で担保する形です。

10公開からの月別｜相談件数と、入力前に止めた件数

要点：ルールを配ると、まず相談が増えます。そのあと相談は減りますが、入力前に自分で止めた件数は3か月目に山を迎えて安定します。この形になれば、ルールが判断の基準として使われている合図です。

配った直後に「問い合わせが増えて大変です」と言われることがあります。それは失敗ではありません。判断の拠り所ができたから、聞けるようになっただけです。

見ていただきたいのは3か月目です。相談は半分に減っているのに、入力前に自分で止めた件数は増えています。判断を人に聞かず、自分でできるようになった時期です。

逆に、1か月目から相談がほとんど来ない場合は注意してください。ルールが読まれていないか、聞きにくい空気になっているかのどちらかです。

11ルールで抑えるか、仕組みで抑えるか

要点：人の注意で足りる範囲と、仕組みで止めるべき範囲があります。毎日発生し、記録が必要で、間違うと影響が大きい業務は仕組み側です。頻度が低く、その場の判断が入る業務はルールで足ります。

ルールを厚くしても、人の注意力には限りがあります。かといって、何でもシステムで縛ると使いにくくなります。次の表を目安にしてください。

右側に当てはまる業務が出てきたら、入力できる項目をあらかじめ決めた画面を作る、という考え方に切り替えます。自由に文章を貼りつけられる状態をなくせば、入力してはいけない情報が入る余地も小さくなります。

画面を決める段階では、いきなり作らずにワイヤーフレームで確認しておくと手直しが減ります。どの項目を入力させ、どこで人が確認するのか。この2点を先に絵にしておくと、現場との認識合わせが早く進みます。

あわせて、システム側の守りも見直してください。Webシステムのセキュリティ対策の基本ができていないと、生成AIのルールだけ整えても抜け道が残ります。オフショア開発のセキュリティ対策と同じで、社外の関係者が何を見られるかの整理も必要です。

12まとめ｜3行から始めて、育てていく

要点：生成AIの社内利用ルールは、完成させてから配るものではありません。3行を配り、迷った例を集め、3か月ごとに書き足す。この繰り返しで、自社の業務に合った内容になります。まずは来週、1枚配るところから始めてください。

もう一度、短くまとめます。会社として契約して設定を確認し、入力してはいけない情報を3行で配る。確認担当を文書の種類ごとに決める。毎日発生して記録が必要な業務だけは、業務システム側で受け止める。

大きな規程を作ることが目的ではありません。社員が入力の前に一度立ち止まれる状態を作ることが目的です。3行あれば、十分に作れます。

13よくある質問

1. 生成AIの社内ルールは、どこまで細かく決めればよいですか？

最初は3行で足ります。お客様の個人情報を入力しない、未公表の数字と資料を入力しない、出てきた文章をそのまま社外に出さない。ZenWeb Japanの集計では、A4・1枚にまとめた会社のほうが、5枚以上の規程を作った会社より半年後の定着率が高くなりました。

2. 社員が個人の無料アカウントを使うのは、やめさせるべきですか？

業務では使わないようにしてください。個人契約では管理者から利用状況が見えず、退職時にアカウントを止めることもできません。入力内容が学習に使われるかどうかも設定次第です。禁止より先に、会社として法人プランを契約して配るほうが、現場は素直に移ってくれます。

3. 入力してはいけない情報とは、具体的に何ですか？

氏名や連絡先などのお客様の個人情報、売上計画や見積金額といった未公表の数字、契約書や設計図などの社外に出していない資料です。個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトを入力する際に、あらかじめ特定した利用目的の範囲内かを十分に確認するよう求めています。届いたメールを本文ごと貼りつける行為も対象です。

4. 生成AIがあれば、業務システムは不要になりますか？

業務によります。毎日20件を超えて発生し、誰がいつ入力したかの記録が必要で、間違いがお客様に届いてしまう業務は、システム側で受け止めたほうが確実です。生成AIが向くのは、頻度が低く、その場の判断が入る業務です。両方を組み合わせる形が現実的です。